分析数字档案在档案信息化建设中的重要性

信息技术　・１９３・　分析数字档案在档案信息化建设中的重要性　付春江　（黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区卫生局卫生监督所，黑龙江齐齐哈尔１６１０００）　摘要：本研究主要介绍数字档案信息化管理内容，数字档案信息化建设的相关问题，希望各读者能够借鉴学习相关内容，根据本文　思路做好数字档案信息化工作。　关键词：数字档案；档案信息化建设；重要性　随着计算机工作的发展，运用现代高科技的数字档案管理模式　与资源共享。而且档案查询的查询方式也更加的方便快捷，传统档　解代替统档案管理也得到了发展，数字档案管理依然存在着发展的　案管理模式每次使用档案时都要进行的程序，实现数字信息化档案　问题需要我们注意，档案管理工作者来说应该更加学会利用先进的　管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，档案数字信息化　数字档案理模式工作。　管理的很大优势在于档案共享，加快了档案工作的进程，在档案信　１数宇档案的多种管理系统及不足　息化建设中发挥了重要作用，同时还能大幅解决读者借阅之后私藏　１．１数字档案的管理模式与对象　的行为。　数字档案浅显的说，就是将档案进行数字化。由于传统的档案　２．２数字档案对档案信息化发展问题的重要性　是纸张组成的，所以实际运用的时候并没有数字档案灵活。数字档　数字档案信息化能够提高人民对档案信息化的认知程度，如果　案能够使得不同位置、不同环境、不同载体的档案实现网络连接，能　数字档案可以广泛应用将会让人们对档案管理有着新的认识，会吸　够使得该资源共享的理想结果。传统档案数字化可以采用的方式是　引更多人投身到档案的相关工作上去，为国家为世界带来人才，也　扫描，将纸张存档保存在相应的云储存中，支持快速查找信息，大大　就促进了档案管理的发展速度的加快。其次，数字档案不同于传统　降低了时间消耗。时代在不断的变化、科学技术在飞快的发展，对于　档案管理的信息保存方式，将信息进行加密。这也就要求系统不可　档案管理对象上，已经不单单是传统的纸质档案了，逐渐发展成了　以有漏洞造成安全隐患，所以要进行安全管理的控制，制定相应的　更多的是管理数字档案，形成了主要是数字档案，纸质档案为辅的　安全管理策划，同步加快安全人员的职业素质，持续发展数字档案　管理模式；管理对象也发生着变化，追溯到公元前的古代用甲骨、竹　信息化，保证数字档案安全保存；第三，是要加强硬件设施建设，以　板到逐渐演变的古代纸张再到现在的光盘、硬盘等多种档案载体，　计算机为工具提高办公效率，由于世界发展进程的加快，我们正处　在发展下去，也就出现了现在的新型档案载体即数字档案，由于其　于信息爆炸时代，所以我们要以提高效率为目标，在更短的时间内　具有方便快捷查找、易储存文件等等的优点，必然会使得数字档案　做更多的事情，同时还要降低出错率以及使用时候的不方便问题，　成为档案管理的主要对象。　保障时代发展的需求，缩小差距。　１．２数字档案的管理内容与手段　２．３解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的解决方向　馆藏机构应该根据社会的需求以及各个行业对于档案管理的　数字档案运用现代化信息手段对纸质资料进行数字化处理，以　光盘、硬盘等作为存储介质运用数字化工作，进行数字档案的业务　需求进行档案管理的结构调整，应该大力推动数字化档案建设的发　管理，并运用计算机技术和网络技术组建信息传输交流与共享平　展，利用数字信息化的技术成果进行档案管理的数字信息化建设，　台，对数字档案的交流与使用进行科学管理。同时也实现以往传统　使其接受容纳更大的馆藏量，提高管理效率，适应时代发展。与此同　档案对历史文献、价值材料的管理保存，传统档案管理中的档案归　时，重视档案数字信息化的法制方面的建设，应该制定相关规章制　档分类储存工作。在管理手段上，传统管理方式长期以往都是采用　度并严格实施，加快档案数字信息化法制发面的改革，结合实际工　从而提高数字信息化的建设　人工管理方式，进行档案的收集、整理和档案的分类、编目，再进行　作情况与我国国情制定相关法律制约，档案的检索、利用等，流程中的全部工作都通过人手工操作来完成。　水平，还要宣传与档案信息化相关的知识与技巧，提高工作者对于　而数字档案采取的是自动化的数字管理模式，在很多方向上都取消　档案管理信息化的工作的兴趣，拥有一支技术和职业素质高的团　了人工操作，减轻了工作量也减轻了由于人工的犯错量；同时也使　队，培训大量能够胜任该工作的人，推动我国进一步发展数字档案　得档案工作朝着现代信息化的方向发展，使得档案管理手段上拜托　管理信息化的发展浪潮。　了空间的限制，管理人员的工作压力降低，工作环境改善，从而提高　３结论　了工作的质量与效率。　数字档案信息化管理已经是档案管理发展的必然趋势，运用数　１．３数字档案在档案信息化建设中存在的问题　字档案在档案信息化管理中的应用对信息化管理起到的作用，可以　首先，在对档案信息化的理解上存在不充分现象。由于我国的　解决诸多传统档案管理的的问题，例如工作量大，工作时间长等弊　发展相对不均衡加上管理人员对于档案管理信息化建设的重视程　端。数字化档案管理的建设过程中，各个层次的档案管理人员都要　度不高，没有经过系统的学习和从意识上改变的想法，造成工作上　认真的学习或了解先进的档案管理形式，保证档案管理工作的发展　存在一定的障碍使得数字化档案起着相反的使得工作难度加大的　是良性的，而且要不断提高工作质量，利用先进的科学技术改变或　结果，工作上受到了阻碍。其次，网络安全威胁着整个档案管理工　发展自己的工作职能，发现并解决相关的发展工作问题，将科学技　作，科技进步使得档案管理更加高效率，也使得网络犯罪的数量增　术的魅力发挥到极致。同时应该注重数字档案信息化管理人才的培　加，信息的安全问题受到威胁。比如：计算机病毒、系统漏洞都会使　养，要有一批精英队伍，保证培养更多相关人才，这样才能够保证此　得档案管理工作的崩溃，也就导致了信息泄露，后果不堪设想；最　行业的可持续性发展。　后，档案管理者工作效率较低。这个问题主要是因为行业发展的确　参考文献　较快，超出了从业人员当时的学习范围，专业素质较低，同时软件也　【ｌ】秦磊华，肖波数字档案馆可用性分析——从信息系统的角度ＩＪＪ．档　比较的落后，这两个原因相撞到一起形成了更大的工作问题。　案学研究，２０１　１，（２）：２３—２４．　２数字档案在档案信息化中的相关讨论　２．１数字档案在档案信息化建设中的意义　档案管理的信息化可以打破、改变传统的档案管理方式特点中　的局限性，档案管理信息化的模式助于档案管理工作者转向信息采　集与服务职能，信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合　理配置与管理。档案的数字信息化可以实现档案长期有效的可查询