项目档案管理措施和方法

项目档案管理措施和方法

项目档案是指在本项目建设与管理过程中形成的、具有保存价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。项目档案绝大部分是由施工文件转化而来，其内在和外在质量的高低，间接影响施工文件质量的高低。因此，要使其收集、整理、归档做到齐全、完整、准确、系统，就必须加强项目管理，对施工单位项目档案进行必要的监督、指导，要求施工单位在施工过程中将施工文件做到及时、齐全、完整、准确、规范和系统。

然而，我们依然发现，许多企业对项目档案管理工作不够重视。

（一）问题与表现

1、没有明确的档案管理体系；

2、管理目标不明确，提交文件不齐全；

3、档案查阅困难，管理工作效率低；

4、项目人员相关档案资料，出入库无登记，混乱无章；

5、项目补充资料入库不及时、不到位。

（二）根源与危害

1、没有专人负责项目档案的管理工作；

2、有管理无体系，废物一大堆；

3、保管、存放无路径，用时找不见；

4、档案管理责任考核不落实；

5、档案借阅太随意，丢失损毁难追责。

其危害：评估难通过，项目难交付，项目总结无依据，企业知识无积累，奖惩找不到人，追责找不到根。

（三）“正常管控”思路与对策

要做好施工单位的项目档案管理工作，领导重视是关键，明确职责是前提，建立健全规章制度是基础，落实项目档案管理考核机制是手段，强化过程控制是保证，这样才能确保项目档案管理有序地向前推进，才能确保项目竣工档案的真实、完整、准确、系统，才能为各项工作提供更加有效的服务。只有将项目档案管理和施工文件的形成、积累、整理工作真正做到分管有领导、管理有制度、实施有人员、存放有装具、执行有手段，才能更好提高项目档案的质量。

完善的项目管理档案，可以为下一次项目提供执行标准、规范要求，有助于提高下一个项目实施的效率，降低成本。