7《工程项目投标及合同管理制度》

目录

一、工程投标与合同管理总要求

二、招投标与合同管理程序（见程序汇编） 三、合同管理办法

四、工程施工项目开发和投标管理规定

一、工程投标与合同管理总要求

1.1 一般规定

1.1.1 公司建立并实施《工程项目投标及工程承包合同管理制度》。通过对工程项目投标及承包合同的管理，确保充分了解发包方及有关各方对工程项目施工和服务质量的要求，并有能力实现这些要求。

1.1.2 公司依法进行工程项目投标及签约活动，并对合同履行情况进行监控。

1.2 投标及签约

1.2.1 公司在投标及签约前，明确工程项目的要求，包括：

a 发包方明示的要求；“发包方明示的要求”是指发包方在招标文件及合同中明确提出的要求。 b 发包方未明示、但应满足的要求；“发包方未明示，但应满足的要求”是指以行业的技术或管理要求为准，公司必须满足的要求。

c 与工程施工、验收和保修等有关的法律、法规和标准规范的要求。

d 其他要求。“其他要求”也包括：公司对项目部的要求；为使发包方满意而对其作出的承诺。 1.2.2 公司通过评审在确认具备满足工程项目要求的能力后，依法进行投标及签约，并保存的相关记录一般有：对招标文件和施工承包合同的分析记录、投标文件和承包合同及其审核、批准记录、工程合同台账、合同变更、施工过程中的各类有关会议纪要、函件等。

1.3 合同管理

1.3.1 公司使相关部门及人员掌握合同的要求（合同的要求可根据需要采用合同文本发放，会议、书面交底等多种方式进行传递），并保存相关合同交底记录。

1.3.2 公司对施工过程中发生的变更（变更包括：来自设计单位或发包方的变更以及公司提出的，经认可的变更），应以书面形式签认，并作为合同的组成部分。公司对合同变更信息（变更的信息，包括：法律法规要求、施工承包合同及本企业要求的变化）的接收、确认和处理的职责、流程、方法应符合相关规定，与合同变更有关的文件应及时进行调整并实施。

1.3.3 公司及时对合同履约情况进行分析和记录，并用于质量改进。合同履行信息的传递应确保管理部门能够及时掌握合同履行情况并采取相应的措施。

1.3.4 在合同履行的各阶段，应与发包方或其代表进行有效沟通。

二、招投标与合同管理程序（见程序汇编）

三、合同管理办法

第一节 总则

第一条 为进一步完善福建联美建设集团有限公司（以下简称公司）的合同管理，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及《省属煤炭企事业合同管理办法》，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 公司及全资子公司、控股公司与其他平等民事主体在订立、履行、变更、解除或者终止合同时，适用本办法。

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各部门、分公司和项目部，未经公司授权不得对外订立合同。

第三条 本办法所指合同，是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括各类建筑施工总承包合同、分包合同、班组合同、机械设备租借合同、材料采购合同、联营合同、资产转（受）让合同等经济合同及具有合同性质的意向书、协议书、担保书、章程等。

第四条 公司合同承办部门在订立、履行、变更、解除或者终止合同时，须尽忠实义务、勤勉义务，维护公司的经济利益。

第二节 合同的管理

第五条 公司采用归口管理和分级、分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。

第六条 公司办公室负责合同日常管理工作，是合同的归口管理部门，负责对公司合同进行动态监督管理，对公司及子公司、分公司、项目部各类合同的订立、履行、变更、解除、终止、调解和诉讼等进行指导和监督。

公司办公室管理合同的主要职责是： 1、健全和完善公司各项合同管理制度；

2、负责合同的审查并全面监督管理合同的签订和履行；

3、参与合同谈判、签订等相关工作；负责或指导合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼； 4、协同业务部门对公司合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作； 5、提供合同签订的法律法规政策依据，负责合同风险评估和提出应对措施； 6、配合人力资源部门开展合同管理人员的业务培训、考核； 7、负责与外聘律师的联系、沟通，并配合开展相关工作。

8、健全完善公司合同管理的综合台帐、分类登记、归档保管，对公司各业务部门提交的合同统计资料进行汇总和综合分析。

第七条 各子公司、分公司、项目部、公司职能部门（以下简称部门）是合同的执行部门，对本部门的合同进行专项管理，负责合同的订立、履行、变更、解除和终止等具体工作。主要职责是:

1、负责合同主体的资质、资信调查，必要时开展尽职调查，为合同全面履行提供可靠的决策依据；

2、负责本部门合同的谈判、签订及变更、解除；

3、负责本部门合同的执行和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题及时采取措施并向公司合同的归口管理部门反映；

4、负责本部门合同信息的收集、整理、建档及分析报告，并予以反馈； 5、制订和完善本部门合同的管理细则或管理规定； 6、负责处理本部门管理的合同发生争议的协商、调解工作； 7、组织本部门人员学习相关法律法规及合同管理业务。

公司配备与合同管理相适应的合同管理人员，各部门亦应配备合适人员管理合同。

第八条 公司办公室既是公司合同管理的归口部门，并直接管理公司联营投资合同和公司其他重大经济合同。组织联营投资合同和公司其他重大经济合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，负责合同的执行和履约跟踪。

公司预算部是工程合同的管理部门。组织总承包合同、联营施工合同、分包合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，对合同的执行监督管理和履约跟踪。指导班组合同（包括综合班组、劳务班组）资信、资质调查，合同洽谈、评审、签订，对合同的执行跟踪监督。

公司工程部管理材料采购合同、施工机械租赁合同。指导材料采购合同、施工机械租赁合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，对合同的执行监督管理和履约跟踪。

分公司、项目部是工程合同的实施单位，保证合同全面完整的履行。负责总承包合同、联营施工合同、分包合同所约定权利、义务的落实；组织班组合同（包括综合班组、劳务班组）、材料采购和设备租赁合同资信、资质调查，合同洽谈、评审、签订、执行及履约跟踪管理。

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公司财务部组织资产转（受）让合同资信、资质调查，合同洽谈、评审和签订，负责合同的执行和履约跟踪；对公司全部经济合同进行全过程的财务跟踪监督。

第九条 公司所属各单位至少配备一名合同管理员，负责合同送审，掌握合同履行情况；建立合同台帐，收存合同基础资料；参与或协助合同的调解、仲裁、诉讼。项目工程结束后，合同管理员应将合同管理资料上交公司办公室保存。

第三节 合同的审查与签订

第十条 签订合同程序。合同签订前资质、资信调查—→合同谈判—→起草合同—→上报公司合同评审—→合同再谈判—→向公司反馈再谈判情况—→公司合同评审小组同意—→签订书面合同—→合同向公司报备。

第十一条 合同签订前要认真做好合同审查工作，主要内容为：

1、通过查阅对方营业执照、资质、授权委托书和相关文件，审查对方是否有签订合同的主体资格.

2、合同内容涉及到的国家法律、法规、政策、规范要求。

3、了解对方的资信情况，从偿债能力、社会信誉、经济实力、组织管理能力、技术力量等方面审查对方是否有履约能力。择优选择对方。

4、合同标的当前的市场行情及发展趋势；可能出现的风险，采取那些措施后可以规避，还有哪些风险较难以克服。

第十二条 合同谈判。由公司业务部门、项目部门及办公室共同组成谈判组并由业务部门或项目部负责人担任组长进行谈判；必要时，由公司领导担任组长。

合同对方当事人为自然人（个体户、公民）的，原则上要求对方提供履约保证金或担保单位、抵押物。

第十三条 合同起草。合同必须遵守国家现行的法律法规、相关政策、技术规范要求。有规范文本的，应按最新规范文本拟稿；没规范文本的，主要条款要完备，合同各方权利义务约定清楚，违约责任明确，担保及反担保合理，文字表达准确，保证公司利益不受损失。

合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码。

第十四条 合同评审。各部门合同草稿行成后报公司合同评审小组，由合同评审牵头部门将合同草稿分发评审小组各成员进行评审，各评审成员必须客观地从合同的合法合规性、可能出现的风险和提出应对措施、合同条款及文字表述提出意见，最后明确表示合同是否签订，将合同评审表（详见附表1）送交合同评审牵头部门负责人。公司合同评审牵头部门对评审小组各成员的评审意见进行归纳汇总，整理成修改意见后提交评审小组集体讨论，对可能出现的风险及应对措施、条款表达进一步细化，评审小组提出合同签订或不签订的结论。

评审小组集体讨论时，牵头部门应做好会议记录，出席人员、时间、地点、记录人姓名、发言情况及一致意见和未行成共识的内容、是否签订的结论。填写评审结论表提交公司领导决策（评审结论表见附表2）。

合同评审稿、评审表、评审意见汇总、会议记录、评审结论表，评审牵头部门应整理归档保存。 第十五条 合同签订。施工总承包合同、分包合同、联营合同、资产转（受）让合同等重大经济合同及具有合同性质的意向书、协议书、担保书、章程等经评审同意签订的，由公司董事长签订或委托代表人签订。

班组合同、机械设备租借合同、材料采购合同，经公司评审同意签订的，由公司董事长授权项目部经理签订，合同签订后报公司备案。

签订合同双方必须资格完备，手续齐全，符合法律规范要求。

第十六条 与他人达成合作意向，经协商一致，应订立合同。除即时清结者外，原则上签订合同必须以书面形式。书面形式指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

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如遇特殊情况，不能订立书面合同的，必须用书面形式说明理由，并经法定代表人批准同意。

第十七条 有下列情形之一的可不订立书面合同：

1、金额在1万元以下（含1万元），即时清结的零散物资；

2、经公司领导同意不签订书面合同的情况。

第四节 合同的履行、变更和解除

第十八条 分公司和项目部是公司施工合同的具体执行单位，合同生效后，合同执行单位要严格依照合同条款，全面履行合同义务，避免违约现象发生。

第十九条 合同执行单位或执行负责人要及时掌握合同双方的履行情况，督促承办人员及时办理对方签证、往来信函等资料，保存合同基础资料，做好履行情况的原始记录，向公司反馈合同的履行情况。

第二十条 合同执行单位或执行负责人发现合同履行不正常，有可能出现纠纷时，应及时向公司报告，按合同约定，对方应履约或与我方同时履约，但届期末履约或履约不符合约定时，我方应拒绝履约。在合同履行过程中，如发现对方出现下列情形之一的，在收集基本材料的情况下，中止合同的履行：

1、出现经营状况恶化； 2、商业信誉恶化； 3、申请破产；

4、未履行其应履行的在先义务； 5、其他影响合同履行的情况。

前款情形消除、或对方提供相应担保，合同应继续履行。

第一款规定的情形未消除、或对方未提供相应担保，通知对方解除合同。

第二十一条 公司合同管理办公室和机关业务部门应对合同执行单位履行情况进行检查、督促，发现问题及时协同承办单位采取补救措施。

第二十二条 在合同签订后和合同的执行过程中，本公司和合同对方当事人都认为有必要进行合同变更时，由具体执行负责人与对方当事人进行磋商，取得一致并形成备忘录，备忘录必须报公司办公室备案，工程合同协议或纪要还须报公司预算部和工程管理部备案。工程合同涉及项目资金、技术要求等方面的重大变更且双方均认为有必要订立补充合同时，由公司预算部组织与变更条款相关的职能部门进行评审，填写合同评审表报公司领导确认。

第二十三条 各合同执行单位和执行负责人要认真撑握法定和约定合同履行终止的情形，行使自已的权利，以免在合同履行中纠缠不清。合同履行完毕后，应系统整理合同及附件、材料，归档保存，并按合同管理权限向承办单位负责人或公司合同管理办公室报告。

第五节 合同纠纷处理

第二十四条 合同在履行中产生纠纷，应本着自愿、公平、合法原则协商解决；协商不成，由合同执行单位向公司合同管理办公室提请处理。

第二十五条 合同执行单位提请处理合同纠纷应提供以下材料： 1．合同及附件，有关签证等原始材料。

2．所受损失（包括直接或间接）财产清单及有关证据。 3．纠纷发生原因及双方责任的书面分析。

第二十六条 公司合同管理办公室应及时审阅执行单位的提请处理报告材料，提出处理建议报公司领导审批：

1、系统内部的合同纠纷，由公司向双方共同的主管部门申报解决。

2、对协商无法解决的与系统外当事人的合同纠纷，经法定代表人（或委托的其他公司领导）批准，双方在合同中有确定仲裁机构或事后有达成仲裁协议的，申请仲裁；合同中没有订立仲裁协议或仲裁协议无效的，向有管辖权的人民法院起诉。

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第二十七条 以公司名义订立的合同纠纷提请诉讼时，由公司合同管理办公室为主,由执行单位协同参与诉讼；以执行单位名义订立的合同纠纷，以执行单位为主，公司合同管理办公室协助参与诉讼。

第二十八条 合同管理办公室或执行单位在处理合同纠纷时，遇下述情况应采取的应对措施： 1、对于债权债务明确且对方对债务无疑义的，依法及时向人民法院申请支付令。

2、符合公示催告程序的案件，及时向有关部门提出建议或代写申请书向人民法院申请公示催告。 3、在证据可能灭失或者难以取得的情况下及时采取有效的保全措施。

4、发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，及时依法申请财产保全。

第六节 责任与奖惩

第二十九条 公司项目部在对外签订劳务班组合同及材料采购购合同等合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济、或不利的社会影响的，公司有权要求直接责任人承担赔偿责任。

直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司的利益，公司除根据相关法律法规解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，严重的情况下，公司通过司法部门追究直接责任人的刑事责任。

第三十条 在履行合同时，公司项目部未尽到职责，造成公司损失的，公司有权要求该部门的直接责任人承担赔偿责任。

第三十一条 公司员工未经保密责任，泄露合同内容的，公司有权要求该部门的直接责任人承担赔偿责任。

第三十二条 经济合同管理列为公司年终工作考核内容之一。

第三十三条 合同执行单位、合同管理员有下列表现的，年终酌情予以表彰奖励。 1、认真履行合同、为公司多创效益的。

2、防范或补救及时，使单位利益免受重大损失的。 3、尽职尽责，工作成绩显著的。 4、其它应该予以奖励的。

第三十四条 违反本管理办法，未签订书面合同而以单位名义从事施工及其它经营活动、越权订立合同或者订立合同未上报公司审批备案、有关人员因不负责任、管理不力等主观原因，未造成经济损失的，对责任人员给予通报批评或行政处分，造成经济损失的，除给予责任人行政处分外，另由责任人员承担相应赔偿责任。

第三十五条 处理经济合同纠纷所需的诉讼费用及其它费用，由合同执行单位承担。

第七节 附 则

第三十六条 公司的劳动合同不适用本办法之规定。 第三十七条 本办法适用范围为联美集团及所属各单位。

第三十八条 本办法实施过程中，产生的争议由公司办公室负责解释。 第三十九条 本办法与以前的规定不一致的，按本办法执行。

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附表1 福建联美建设集团合同评审表

合同名称 甲 方 乙 方 丙 方 合 法 合规性 可能风险 及应对措施 条 款 修改意见 合同内容摘要 评审意见 评审部门 评审人员 评审日期 年 月 日 注：评审意见须明确表示同意或不同意签订。本页不够可另附页。

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附表2

福建联美建设集团合同评审结论表

合同名称 甲 方 乙 方 丙 方 合同内容摘要 一致意见 未行成共识的内容 参加 评审人员 年 月 日 公司领导意见： 年 月 日 评审结论 注：评审结论须明确表示同意或不同意签订。本页不够可另附页。

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四、工程施工项目开发和投标管理规定

为加强和规范公司工程施工项目的开发与投标管理，明确工程项目开发的主要目标市场、范围、规模及相关要求，保障企业的社会信誉和经济效益，规避工程开发和投标风险，不断提升市场竞争能力，促进企业做大做强，根据公司《项目施工管理办法》及管理制度的要求，特制定本规定。

（一）、总则

1、本规定适用于公司资质涵盖范围内各类工程项目的自主开发、联营合作以及项目经理自主承包方式的施工项目的开发和投标活动。

2、工程项目开发和投标的选择必须有利于公司施工业绩的积累和提升，管理资源的有效利用，并符合公司战略发展规划的要求。

3、公司工程开发部负责施工项目开发和投标的组织实施和协调管理。所有的对外工程开发联系、投标活动都必须经公司开发部汇总、分析，招标文件经开发部备案确认，并报经公司主要领导认可后方可进行。

（二）、工程施工项目的的开发管理

1、工程开发部要认真做好市场调查，通过公共信息平台及相关社会资源收集工程信息，并进行分析、核实筛选。

2、工程开发部负责组织有关部门和人员，对联营合作方经济实力、管理力量、施工业绩以及社会信誉等方面考察和了解，建立联营合作方信用档案。

3、工程开发以政府投资和国有控股的建筑施工项目为主，系统内工程项目为补充，注重公建工程的开发和业绩的创建。福州、厦门市场近期以工民建项目单项造价15000万元以上、装饰工程500万元以上、土石方工程1000万元以上为开发原则，以后各阶段（年度）可根据市场变化情况酌情会商调整。公司自主开发和项目经理自主承包开发以及在漳州、龙岩、三明、南平市场开发的项目，在造价要求上可适当降低，对其它项目和地域在社会资源、资金和其它环境条件有一定优势时，可根据工程的具体情况进行单项分析和考量后，由分管领导组织相关部门评审后确定。

4、以项目经理自主承包开发优先为原则，鼓励项目经理自主承包开发和与其它社会资源联合开发，积极参与建筑市场竟争。当工程开发方式和评标原则有投标竞争优势时，由分管领导组织相关部门和有关人员进行方案比较、分析，按报备时间先后、合作方或承包人的各项实力、社会资源及投标手段等进行多方面比选评审确定。

（三）、项目的投标管理

1、工程开发部具体负责工程项目投标工作的组织与实施，收集相关证件、资料，编制与汇总投标文件，组织投标评审、定标和开标。

2、以联营、承包工程方式投标或议标时，开发部应在投标或议标前负责明确联营、承包方与公司投标和中标后的施工合作关系，联营、承包方应向公司签订书面承诺书。承诺书的基本内容应包括：⑴投标期间应承担的经济责任和法律责任；（2）中标后工程项目经营合作方式；（3）上缴公司管理费或经营利益分配办法；（4） 自愿履行招标文书要约和承担要约的一切经济责任；（5）若工程

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中标，联营、承包方因故无法履约应承担一切经济损失；（6）工程不可再转包、分包；（7）承担公司委派人员工资及提供现场办公条件和生活便利；（8）自愿接受和遵守公司各项规章制度和项目施工管理规定等。

3、投标文件的编制：开发部负责编制资格标和项目管理班子人员配备以及投标文件的汇总，自主开发项目商务标由预算部门编制，施工组织计划由工程部编制。联营合作项目商务标和施工组织计划由联营、承包方编制，投标报价应由开发部参与确定。

4、投标费用和资金收取：联营、承包方在开标前应向公司缴交投标费用，金额由开发部根据投标项目的具体情况确定，该费用不论中标与否均不予退还，项目投标保证金，联营、承包方应于投标前转入公司指定账户。

（四）、中标项目的前期管理和协调

1、开发部负责协调联营、承包方办理中标工程项目的有关手续和内外部关系。

2、联营、承包方应在标书规定时间内缴交低价风险金、合同履约保证金及办理履约保函、施工手续等发生的各项费用。

3、在承包经营承诺书的基础上，开发部负责组织公司有关人员（项目经理和主要管理人员）与承包人洽谈承包合同事项，承包合同经公司评审和领导批准后签订。

4、工程投标文档（技术标、商务标书面一份，电子文档一份）应存公司相关部门备案。 5、公司派出的项目部管理人员到岗前，开发部负责协调联营方与公司各部门之间的业务协调工作。

6、公司建立统一的项目管理组织机构和管理机制。管理人员配备应满足福建省建设行政主管部门及项目所在地行政主管部门关于建设施工现场管理人员配备的有关规定要求，并能满足施工现场管理需要。

7、对联营、承包投标经营的项目，根据工程项目的规模、施工难易程度和业主的要求，公司按5-12人配备相应的管理人员，其中项目经理、财务主办、至少有一名安全员由公司委派。委派不足的其他管理人员可由联营、承包人自聘并报公司人力资源部资格审核备案。

8、公司委派到项目部人员的工资、办公、食宿和办理施工手续差旅费等由承包方承担（在内部承包合同中明确），承包方自聘人员的工资待遇等费用由承包人核定并承担。

9、内部承包合同对工程管理目标及相关要求必须严于公司与建设方签订的施工合同约定条款。内部承包合同约定管理措施必须有力确保施工合同的履行及管理目标的实现。

（五）、附则

本管理规定解释权属公司，本管理规定自颁发之日起执行。此前公司相关文件规定与本规定不一致的，按本管理规定执行。

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