基层城建档案编号方法探索

工作探讨Ｗｏｒｋ　Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ　基层城建档案编号方法探索　■张胤生　福建省厦门市海沧区城建档案馆　捐ｉ要：现有分类编号法形成于非计算机管理时代，在目前信息　时代的基层城建档案室已难以适用。通过与大流水号编号法比　较，现有分类方法存在明显不足，比如：案卷排架困难，浪费　馆库保管资源；分类主观性强，结果因人而异；档号复杂，不　便阅读和填写，不便利用和统计。而采用大流水号法能克服以　上缺点，并且不会破坏档案的内在有机联系，不会影响对专题　档案的利用。因此，基层城建档案馆室宜采用大流水编号方法。　关键词：编号方法；基层城建档案　目前城市建设档案馆（室）档案分类编号的依据是　原建设部１９９３年发布的《城建档案分类编号大纲》。该　大纲根据城市建设管理职能和城市建设所涉及的专业或　使用性质，将城建档案划分为城市建设管理档案类、市　政工程、工业建筑、民用建筑等１８个一级类目，然后每　一级类目下再分二级类目，再按具体的工程项目进行分　类编号。此种类项目分类编号法１９９３年施行，至今已２４　年。当时全国极少单位能使用计算机管理档案，即使有　也尚处于尝试阶段。在当时手工管理档案的条件下，这　种方法通过分门别类能将大量档案化大为小，分整成零，　在小范围内方便档案管理和查找，为城建档案科学管理　发挥了重要作用。但目前档案计算机管理已经完全普及，　真正实现无纸化的电子档案也已经到来，计算机能随时　直接实现对每一卷档案和每一件文件的管理，能在瞬间　实现海量查询。时过境迁，是否仍然刻舟求剑、一成不　变以性质种类．项目分类编号法作为城建档案分类编号　的唯一方法？经过多年的实践，笔者认为作为基层城建　档案馆（室）对城建档案宜采用大流水编号方法，即按　档案接收进馆的时间顺序，编制大流水号，一贯到底。　一、现有分类编号法与编制大流水号相ｂ匕存在明显不　足　（一）案卷排架困难　按现有编号方法，若要保证同类别的档案上架都排　放在一起，１８个一级类目和更多的二级类目都必须预留　足够的空位，而且某个类别档案将会接收的数量假难准　确估计，无法确定需预留多少长度空位。如果预留空位　少了，同个类别的档案分几处存放，会造成档案排架混　乱不堪，不利档案管理查找，背离了档案分类目的。预　留空位多了，排架稀稀落落，浪费存放空间，浪费馆库　资源，也不美观。另外，预留多长时问完成档案的接收　也是难题。因此，对馆藏量和库房空间都不大的基层档　案馆来说，　《城建档案分类编号大纲》并不实用。若采　用流水编号，这些问题都将迎刃而解。　（二）浪费馆库保管资源，不利节能减排　在目前分类编号方法下，所有档案分散保存在不　同的房问，使间间有档案，间间未装满。必须对所有　的房间进行管理，浪费电费等保管资源，不利节能减排。　如果采用流水编号方法，档案集中存放在一、二间库房，　只需对已存档案的库房进行管理，可以节约空调电费　等一笔可观的管理费用。　（三）分类主观性强，结果因人而异　一是档案分类虽具有一定标准，但不可避免主观　性，对类属的不同理解在所难免。二是现有城建档案　分类方法存在模糊分类区域和交叉分类区域。如道路　的排水工程（雨污水管道）一般都是与道路同步施工　同步验收，其工程文件材料也是同步编制的。但按现　有分类方法，道路和排水分属两个一级类目，同一工　程同时编制的档案得拆分成两部分，分别归入这两个　大类，破坏了档案的完整性和成套性。而且同一项目　的共用文件无法拆分，归入道路或排水类都不妥。这　会割裂档案的历史有机联系，破坏“利用原基础”“保　持文件问的历史有机联系”这两个档案整理原则，也　会造成查找困难。又如工厂建设项目，一般都包括厂　房等工业建筑和生活楼、办公楼等民用建筑，归类时　作为同一个项目都列入工业建筑类或民用建筑类都不　·　豆档叠：２０１８．０１／８３　Ｗｏｒｋ　Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ工作探讨　妥，会影响查找，分别归入工业或民用建筑类却又会　破坏整个项目的完整性。再如医院作为公共建筑，其　中也有民用住宅建筑。其实几乎每一个综合性的大项　目都普遍存在类似情况。还有一些场平、装修、标志　标线等一些财政投资的小工程，建设行政主管部门作　为业主，这部分档案也会向城建档案馆移交。这些建　设工程档案进馆之后都无法在现有分类中找到明确的　类别。而在流水编号中，因无需分类而不存在以上棘　手问题。　（四）档号编制效率低，形式复杂，不便阅读和　填写　现有编号方法与流水编号相比形式较复杂，编制　时要分门别类、对号入座，易出错，编制效率低。编　制出的档案号不能一目了然，不了解分类编号规则的　人看不明白。编制的档号较长，而档案盒背脊宽度只　有二三厘米，必须分行书写，数字问加点带杠，散乱　错落，既不好写也不美观。如果采用大流水号，６个　字节就可以满足１００万卷档案的编号，档号书写字迹　可粗可大、整齐匀称、赏心悦目。此外，分类编号方　法也不便于计算机管理。计算机管理要求档号要规格　和位数统一标准化，传统分类编号难以适应。　（五）不便档案利用　在分类编号情况下，因为档案排架预留空间的需　要，各类档案平均分布在每个库房，需要经过查看存　放地址的索引，才能明确档案存放的大体位置，其具　体位置还得靠纷繁的分类号指引，极不便档案的查找　利用。若采用流水编号，则能快速明确每一卷档案在　所有档案中的排序位置，如馆藏档案总共５万卷，要　查询的档案为２４０２１号，我们能非常直观地知道，第　２４０２１号档案的大体位置，在所有５万卷档案的中间　靠前，继而在单一升序流水号和柜架标识的指引下就　能快捷地找到需要的档案。　（六）不便档案统计　在现有编号方法下，统计某个年度的档案总数或　馆藏总数，必须各个类别各个项目相加才能得出档案　的总数，远不如用大流水编号能直接反映某段时问的　档案数量。对某个类别的档案数量也可通过计算机主　题词搜索而快速取得结果。　８４／２０１８　０１．坂建秸素　二　采用大流水编号方法符合简便实用的档案编号原　则　“一个编号方法的优劣，不在于它有多复杂的构思，　有多高深的技术含量，而在于它的功能效率和编制效率。”　档案的编号方法并非以显示技术为目的，哗众取宠。一　些人误认为简单的方法体现不了档案管理的技术性，体　现不了档案工作的价值与地位，而把可以简单的工作复　杂化，只会陷入技术主义的误区，枉耗档案工作效率。　对于社会大众，只有快速便捷的查找服务才能让他们感　受到档案管理的水平与效率。方便查找利用是档案管理　的出发点和最终目的。大流水编号方法正是城建档案管　理最简单、最高效的编号方法。　三、采用大流水编号方法不会影响对专题档案的利用　城建档案具有每个项目的独立性和成套性，决定了　其按项目利用的多，按专题查找的少。而且，实际上对　于专题查找利用也可以通过类别词或关键词进行计算机　快速检索，从而提高查全率、查准率和查找速度。　四　采用大流水编号方法不会破坏档案的内在有机联　系　建设工程档案的成套性，决定了进馆的城建档案　必须是按建设项目，至少是按单位工程作为一套、一　个整体验收认可、移交进馆。因此，每个建设项目和　单位工程的档案必定是一同移交进馆的，档案排架在　一起，其流水号必然是连贯的。所以编制流水号并不　会使每个单位工程项目的档案分散保管，档案内在联　系并未被破坏。　通过实践探索，笔者认为基层城建档案的编号宜　采用大流水号的编号方法，以充分发挥计算机管理档　案的作用，顺应信息时代发展，提高档案工作效率，　更好地为社会服务。　｜　０ｌｌｌ＿｜