城市记忆-声像档案数据库建设的思考

城市记忆—

声像档案数据库建设的思考

□吴

德

杨

杰

【摘　要】随着城镇化及城乡一体化建设进程的加快，声像档案数量成倍增加，为适应档案工作发展需要，建成声像

档案数据库成为必然，笔者结合本单位声像档案数据库建设实际，论述了建设声像档案数据库的必要性、数据库工作模块的构建、查询利用声像档案的方式，并提出了数据库系统在使用过程中的部分问题及相应对策。

【关键词】声像档案

数据库建设

声像档案是指在城市建设发展过程中形成的以相机、摄像机、录音设备为记录手段，照片、硬盘、录像带、录音带、影音光盘为记录介质，真实记录城市不同时期发展过程中涉及规划、建设实施进程等为线索，涵盖城市历史变迁、文化风俗、人文等内容的历史纪录，作为反映城市发展变迁的直观载体，其见证了城市的文明进步。近年来，声像档案在数字城市、文明城市、旅游城市、园林城市等等的创建工作中发挥了巨大的作用，也为城市的建设者们提供了重要的参考依据。

随着城镇化及城乡一体化建设进程的加快，发展较快的城建档案馆都收集了数以万计的城市记忆——声像档案，但随之而来的是这些大容量的声像素材的鉴定、保存和利用问题也逐步凸显，为了更好地保存和利用声像档案信息资源，声像数据库建设则成了声像档案工作发展的一个重大课题。笔者结合遂宁市城建档案馆声像工作实际，就城市记忆——声像档案数据库建设，谈一些看法。

2002年开始，遂宁市城建档案馆在原有已入库照片档案的基础上加强了声像档案的收集整理工作，内容涵盖了城乡规划和建设、视察参观、会议典礼、文体活动、历史档案、危房鉴定、城市规划、城市面貌、名胜古迹、园林绿化、馆内工作、地下管线等近二十个类别。对这些收集来的声像资料我们安排专人将其分类，对核对无误的照片档案冲洗并按档案整理规范要求统一编目后保存，对视频和录音档案一是以文件夹形式存放在磁盘阵列内，二是采取光盘刻录的方式存放在专用防磁柜中备份。

截至2013年，共收集各类声像档案照片23000余张，视频资料21200余分钟，录音2700余分钟。随着城市化进程及城乡一体化进程的有序发展，这些声像档案资料数量还会成倍的增长，面对数万张照片，两万余分钟的视频和录音档案资料，加之日益增长的声像数据，我们应如何保存？如何高效的查阅利用？显然，传统的保存和利用手段已经与发展不相适应，因此，我们迫切需要开发建设一套适合馆情的声像档案管理系统。面对这些问题，2008年，我们开发了照片档案信息管理系统，并开始对照片档案进行扫描录入工作。2011年，又将原有的照片档案信息管理系统升级为声像档案管理系

一、遂宁市城建档案馆声像档案的现状及声像档案库建设的必要性

为了丰富馆藏，更好地宣传城市建设工作，从

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统。2013年，还购买了12个TB的声像档案存储系统和防灾备份系统，并着手规范数据库建设工作。

二、遂宁市城建档案馆声像档案管理系统慨况

为更好地开展声像档案工作，早在2001年遂宁市城建档案馆就开始寻求档案数据库建设的途径，历时10年探索，2011年，我们在2008年开发的照片档案信息管理系统的基础上开发了一款《四川省遂宁市声像档案管理系统》，整套系统涵盖了照片档案管理及音视频档案管理的全部功能。经过实际应用，形成了现在相对较为成熟的构架。

（一）声像档案管理系统主要由七个模块构成1、媒体入库模块。媒体入库模块实现各类声像档案的归档上传，可进行基本信息的录入和后期修改，内容涵盖总登记号、分类目录、档号、媒体描述、摄影者、摄影时间等信息，本模块还可同时实现声像档案的媒体预览、复制下载功能。

2、分类管理模块。可运用高级权限修改增加分类目录、名称等信息。

3、信息检索模块。可根据相应的权限，通过分类目录、描述信息、文件名称、拍摄时间、地点、人物等多种组合条件进行声像档案的快速查询检索，同时在检索时可以快速预览图片及音视频档案。

4、汇总查询模块。本模块实现上传入库声像档案信息的汇总统计，可实现按全部统计、按年度统计、按选择时间范围统计、按类别统计、按分组统计，并将统计出的声像档案上传入库结果在线显示，同时还可将统计结果生成Excel导出。

5、摄影者管理模块。本模块功能相对单一，仅可进行摄影者个人信息的修改或增加。

6、用户管理模块。在用户管理模块中可以分配提供超级用户及普通用户两种权限，还可对添加修改声像

EXCHANGE

交流

档案及查询预览声像资料的权限分别进行锁定。

7、帮助模块。帮助模块内容主要涉及本系统的使用及常遇问题的解决方法。

本套声像档案管理系统与一些传统声像档案管理系统相比在查阅利用上更为方便快捷，能够实现在线快速精准定位，照片、音视频档案的在线预览，并提供声像档案源文件的无损复制下载。目前遂宁市城建档案馆声像档案的查询利用基本上都是在这套系统中完成的，通过前期准确细致的分类编目，查询者只要在声像档案管理系统中输入需要查询利用的声像档案相关信息即可检索到相应的照片、音频或视频文件，通过在线预览找到需要的单个文件然后进行下一步操作。

（二）查询方式主要有三种1、专题专项查询

在信息检索模块相应栏内输入需查询的专项名称，如城市道路、风景名胜、重点建设项目、大型活动、抢险救灾、城乡改造等，预览列表即会展示出与查询内容相关的所有图片、音视频资料信息，查询者只需根据查询利用要求分别调取查看所需的资源信息。

2、时间分类查询

输入需查询的年份，如2000年，预览列表即会展示出2000年所有图片、音视频资料信息，查询者只需根据查询利用目类分别调取查看所需的资源信息。

3、工程名称查询

建筑工程声像档案查询在日常查询接待和对内查询利用中较为常用，查询者在信息检索模块内输入某个具体的工程项目名称通过检索可查询具体工程所有的图片、音视频资料信息，查询者只需根据利用需要调取查看所需的资源信息。

特别说明的是，在对外查询时，查询者根据任意一种查询方式查询得到的最终档案资料一旦确定需要利用时，在登记完善相关手续后即可进行复制拷贝或联机打印，且音视频档案还是源文件。

2014年第5期

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三、城市记忆——声像档案数据库建设问题思考

虽然声像档案管理系统对档案的实际查询利用带来了便捷途径，但无论使用何种声像档案管理系统，在使用中依旧会遇到诸多问题，如何很好地完善系统，弥补系统使用中存在的不足则成为我们档案人需要考虑的又一重要问题。根据近年来在声像档案管理系统实际使用中遇到的情况，我们总结了三个方面的问题并谈谈相关做法。

（一）档案收集问题的思考及对策1、整理格式标准不统一

由于受设备更新程度和拍摄者个人水平的限制，在不同时期所形成的声像档案资源质量是不同的，受个人拍摄习惯的影响，镜头推、拉、摇、移的方向和幅度，拍摄角度的选择，各类镜头的使用，航拍、延时拍摄等新手段的介入形成了声像档案资料拍摄手法等出现多样性的特点。通过多年的积累，我们发现已存档入库的声像档案中单视频资料的文件格式就有五种之多，其中MOV及AVI格式较多，2009年以前入库的视频档案以标清AVI格式居多，2009年以后以MOV高清格式居多，这两种格式尤其AVI格式文件存储空间占用量比较大，不利于档案的存储及复制，面对这一情况，为统一标准，便于后期储存及查阅拷贝复制，我们在尽量不损失原视频质量的情况下将视频格式统一为MPG格式，照片统一为JPG格式，音频档案统一为MP3格式，并且全部上传声像档案管理系统以备查询利用。

为实现标准的统一，在更新拍摄设备的基础上，从2011年开始，不管采用何种拍摄手段或手法，我们都要求视频拍摄时静景清晰平稳，动态画面平滑无偏色，而且质量必须符合高清视频质量规格要求；照片档案方面要求照片光学分辨率不低于1200万像素，做到全景构图与局部特写相结合，在保证画面丰富的同时实现角度及手法标准的尽量统一。最终收集所形成的素材还要再次经过严格的筛选鉴定，删除重复冗余和对焦模糊、画面抖动的部分后将源文件格式统一为视频MPG格式、照片JPG格式，音频档案MP3格式。

2、档案素材“空档”严重

由于受专职拍摄人员数量及信息沟通的限制，实际上城市发展过程中有很多与城市建设发展相关且具有重大意义的事件并没有及时收集并形成声像档案进行保

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存，这使得有的事件没有声像档案记录，久而久之便形成了声像档案收集的巨大“空洞”，一旦遇到需要使用这些档案的时候就出现严重的“空档”情况。为尽力避免声像档案出现“空档”情况，一方面，我们加强了声像档案建设的投入和声像档案拍摄收集力度，在人力物力方面给予了大力支持，先后采购多台高规格全画幅单反相机、摄像机、便携式电影级摄像机，并安排多名经培训合格的专职人员负责此项工作；另一方面，加强了与建设主管部门的信息沟通，从而保证了重大建设事件不漏拍；第三，按专题不定期面向社会征集照片和视频资料经筛选鉴定后补充馆藏。

（二）编目录入问题的思考及对策1、筛选鉴定后命名标准不统一

声像档案的编目录入是一个系统工程，需要特别的细致小心，一旦在某个环节出现失误，在确定存档时文件命名不准确，标注基本信息不完备，就会给后期插入声像档案管理系统造成不利的影响。对声像档案的筛选鉴定是完善档案必须经历的阶段，筛选鉴定可以去粗留精、化繁为简，如可以将同个事件拍摄的素材精选整理，留下最重要的照片或视频，将多段视频筛选并通过剪辑保存为单个文件等。在最初建设数据库时，我们对以往存档的声像档案进行排查时发现有不少的声像档案命名还存在问题，有的没有时间，有的缺少拍摄地点、拍摄者等基本信息，甚至个别还出现了命名错误，要解决这一问题，首先就要对命名的标准进行统一。为便于后期声像档案插入档案管理系统并最大限度保存档案信息，文件在命名时我们都会标明档案拍摄的时间、地点、人物、事项、摄影者等信息，对于同一事项出现多个文件时我们还会后缀序号予以标明。整理方面，我们要求做到当天拍摄内容当天整理，特殊情况不得超过24小时，并认真准确著录档案相关信息，以备后期筛选鉴定时命名准确。

2、上传归类易疏忽出错

对已筛选鉴定并归类备份好的声像档案，我们安排了两人专门负责检查并将确定的文件档案插入声像档案管理系统。由于每个档案文件在上传时涉及到要准确登记总登记号、标注媒体描述信息，选择确定分类路径、摄影时间、摄影者及归档路径等，这个过程相对复杂，因此必须谨慎细心，但难免也会因为疏忽出现信息登记错误或路径选择错误的情况。为此，还安排了一人专门

对已插入系统的声像档案逐一再次进行核对，对档案各项基本信息及各路径选择的准确性予以确认，对有误的内容进行及时修改，以确保声像档案插入声像档案管理系统万无一失。

（三）安全保管问题的思考及对策

如果说声像档案素材的收集是基础，整理利用是目的的话，那么声像档案的安全保管则是命脉。一旦因保存不当或失误造成档案的流失缺损，就会造成不可弥补的遗憾，凝聚档案人多年努力的心血也就会付之东流，因此任何一个档案人都必须具有高度的责任感，保持对历史负责的态度对待我们的档案工作。由于声像档案均是以电子文件形式存储，尤其是其中的音视频档案，一旦遗失，无法恢复。即便是已冲洗出来的照片随着时间的流逝也会面临老化、泛黄等情况，翻拍、扫描件质量远不如原始文件质量好，因此，最终还是要落实到安全保存电子文件上来，根据存储介质和存取方式的特殊性，为确保声像档案存储及管理系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：

1、做好基础备份

自身提前进行磁盘阵列备份，备份后再进行远距离异地备份(2014年，我们将与大同市城建档案馆开展异地备份合作)，要避免因存储介质损坏或技术淘汰等问题危及声像档案安全。档案资料备份应选用可靠性高的硬件，以减少损坏几率，同时应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险，最后，分类上传时要仔细核对，使声像档案管理系统内的内容与备份的内容保持一致。这样多管齐下，既可以防止因各种原因导致的声像档案管理系统出现问题时资源无法恢复，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。

2、定期、不定期检查修正

专门负责声像档案收集和管理的科室每年均应对声像文件的存储、读取、登记信息进行检查，并建立长效监督机制。在日常查阅利用时，一旦发现有任何失误，不管是格式错误还是登记命名错误，都必须及时修正整改，以保证声像档案管理系统内档案的准确性和完整性。

3、做好软硬件的适时更新

搭载声像档案管理系统的服务器必须安放在防尘防潮防磁化且通风条件良好的安全位置、做到有专人监

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管。由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的文件储存介质硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。异地备份的硬盘还要要求合作单位必须将其存放于安全能够得到很好保障的防磁柜中。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，如若存在兼容问题，必须设法解决，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。对于相对老旧的声像档案信息资源，由于受当时录制条件的制约，后期在更新系统信息对原声像档案的内容进行转录等操作时，要尽可能的提高更新质量、降低因更新造成的损失，对重要得声像档案还必须保存“母带”。至于声像档案管理系统本身，实际使用中只要做到不篡改系统设计参数，不受外插设备可能携带病毒的干扰，保证搭载系统的各类硬件不被损坏或不出现兼容问题，一般都能够稳定运行，后期只需在此基础上增加或修改各模块的功能，更新档案预览时所需的支持软件就行。

4、做好系统使用的权限管理

由于声像档案管理系统本身的特殊性，对管理者也有特别的要求，一方面要求管理者能够熟练的操作使用本系统，另一方面要求管理者具备很强的档案意识。出于安全考虑，可以考虑分配馆内管理者三到四名，管理者拥有高级权限，他们掌握系统管理密码，能够对所有声像档案进行查阅、利用、修改、删除，能够独立分配普通权限。馆内一般工作人员可由管理者分配普通权限，他们仅可进行声像档案的查阅和利用。任何查询利用者均应严格遵守档案保密等相关规定，这样不仅能够保证声像档案的统一管理，也能保证声像档案管理系统的安全使用。

档案自古以来就是社会的宝贵财富和历史的真实记录，而声像档案作为最能直观反映城乡发展变迁的载体，对文明进步、社会发展产生着不可估量的作用。作为新时期的城建档案人，我们理应树立高度责任感，建设好声像档案数据库，为声像档案的安全保管和便捷高效查阅利用做好相关工作，充分发挥声像档案管理系统在城市建设和社会发展过程中的作用，实现声像档案的应有价值。

作者单位：四川省遂宁市城乡建设档案馆

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