物业公司行文工作规定

经典物业公司行文工作规定根据"有利于工作,有利于保密,有利于立卷归档"的文秘工作原则,现对公司内部以及公司对外行文的程序和格式作统一要求,以便逐步建立起规范化的行文工作程序,具体规定如下:

一、行文规则1.一般不得越级行文。

必须越级行文时,应抄报越过的主管领导或部门;2.呈报的公文一文一事。

3. 公司对外统一名称;

公司全称:北京物业管理有限责任公司辖区名称:花园、家园今后对外一律按上述名称使用,正式对外行文,签署合同均应使用公司全称。

二、行文格式与要求1.凡属对外行文,要使用"发文稿纸";

属公司内部行文,要用"报批稿纸",如第一页写不下,应附双线横格纸。

2. 标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、函等)。

3. 抬头(部门、称呼、职务)要注明报、送单位。

4. 要有行文编号,以便于存放、查找和立卷归档。

(1)对外行文编号统一为:[]字第______号[]综合第______号[]客字第______号[]经字第______号[]工字第______号[]安字第______号[]洁字第______号

(2)内部行文编号统一为:[]综字第______号[]经字第______号[]客字第______号[]洁字第______号[]安字第______号[]工字第______号

5.文字内容应简练准确,不能用"大概"、"可能"等词及不准确的数字,标点符号的使用力求正确。

6. 落款应署明承办人,部门经理要签字,注明呈文 日,是否急件。

7. 书写要求:字迹工整、书面干净;

不用铅笔书写,不得将带有涂改的文字稿呈报给部门经理或总经理,否则,综合部有权退回,要求重抄;

字不要写得太小,行距适当加大,以便批阅人批改。

三、行文程序1.公司对外行文:

(1)凡需以公司名义下发的行文,由拟稿人就发文格式撰语言后,交由部门经理核稿签字;

(2)将签字后的文稿送交综合登记编号;

(3)转呈公司总经理签发;

(4)经打印、拟稿人校对、加盖公章后发出。

2. 公司内部行文:

(1)凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作,须由承办人以部门名义拟文,经部门经理签字同意后,交综合部进行登记和传送;

(2)经公司总经理或主管领导审批(审阅)后,综合部根据批示意见,交有关部门承办。

(3)呈报公文的部门应适时询问报批情况。

一般呈文应于两日内查询;

急办公文应在当日内查询。

四、收文办理程序1.凡属名公司的函电,由综合部拆封、登记,并按总经理或业务部门分工,转送总经理或有关部门。

2. 公司总经理批阅的函电,一般应退回综合部,再转交承办人或存档。

五、发文办理程序1.以公司名义发出的函电,由总经理办公室登记、编号、办理并存档;

或交有关人员办理并进行登记。

2. 以部门名义发出的内部行文,由本部门文秘人员登记、办理和存档。

3. 行文文体:国外信函宋体A4纸合同、协议、计划、总结宋体A4纸一般信函及规章制度横格信纸公司内部楷体B5