物流部规章制度

第1条 目的

为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司生产、经营顺利、有序地进行，特制定本制度。

第2条 适用范围

本公司采购计划的编制工作 第3条 职责

采购部计划部长在采购部经理的指导下负责组织编制年度、季度、月度采购计划，并严格监督其执行情况。

第4条 编制采购计划的重要性

1.预估用料数量、交期，防止断料，确保生产经营活动正常进行。 2.避免库存过多、资金积压、空间浪费。 3.配合生产、销售计划的顺利达成。 4.配合公司资金运用、周转。 5.指导采购作业。 第5条 采购计划分类 1.年度采购计划

是指根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析和收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制定的计划。

2.月度采购计划

是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况及市场行情等制定的当月采购计划。

3.日采购计划

是指在对月度采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。

第6条 采购计划的编制依据

制定采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。

第7条 编制采购计划的步骤 1.明确销售计划

公司于每年年底制定次年度的经营目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料做销售预测，并制定次年度销售计划。

2.明确生产计划

（1）生产部根据销售预测计划制定次年度生产计划。 （2）生产部物控人员根据生产计划、库存状况制定次年度物料需求计划。

（3）各部门根据年度目标、生产计划预估次年度各种消耗物资的需求量制定预估计划。

3.制定采购计划

采购部汇总各种物料、物资的需求计划，并据此编制次年度采购计划。

第8条 采购部编制采购计划时，应注意以下事项。 1. 采购计划要避免过于乐观或保守。 2. 考虑公司年度目标达成的可能性。 3. 销售计划、生产计划的可行性和预见问题。 4. 物料需求与物料清单、库存状况的确定性。 5. 物料标准成本的影响。 6. 保障生产与降低库存的平衡。 7. 物料采购价格和市场供需的可能变化。

第9条 采购计划专员应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购物资申请才能被列入采购计划中。

第10条 如果“采购申请表”中所列的物资为公司内其他部门所生产的产品，在质量、性能、交货期、价格相同的情况下，须采用公司产品。

第11条 对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即通知采购部，以便及时根据实际情况更改采购计划。

第12条 如遇急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字、报公司主管副总核准后列入采购范围。

第13条 采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司资金的安排。

第14条 采购部负责本制度的制定、解释、修改和废止等工作。

第15条 本制度自公布之日起执行。

（二）、采购预算管理制度

第1章总则

第1条目的

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。

第3条职责

1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。 2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

3公司总经理负责审批采购预算。

第2章采购预算的编制

第4条编制采购预算的目标

1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。 2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第5条采购预算的编制依据 1生产经营所需的物资数量。

2预计的物资期末库存量。

3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。

1采购环境。 2公司销售计划。 3物资使用清单。 4存量管制卡。 5物料标准成本的设定。

第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。

第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当

的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

第3章采购预算的执行与调整

第12条采购预算的执行

1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。

2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。 第13条预算外的采购行为必须经采购部部长、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。

第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。 1公司经营方向发生变更。 2受重大自然灾害的影响。 3公司内部重大政策调整。

4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。 5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。 第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。

第4章附则

第16条本制度自公布之日起执行。 第17条本制度由采购部负责解释。

（三）、月度采购计划管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为加强月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行适当的审批，指导采购作业，有效降低采购成本，满足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于全公司所有的原材料、仪器仪表、固定资产、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物资的月度采购计划的编制、审核、下达、增补、执行等各项相关工作。

第2章 月度采购计划的制定与审批

第3条 采购部及时和公司内相关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息。

第4条 上报部门负责人需求计划时，需参考采购提前期，制定滚动需求计划。

第5条 超预算采购计划须经主管副总、财务部经理审核。 第6条 计划专员将采购计划（去除价格信息）递送需求部门、仓储部门。

第7条 对于双方已确认采购提前期而要求提前供货的物资需求，需求部门应说明原因，计划专员对该种情况进行记录统计。

第8条 采购计划部长与计划专员编制月计划时，采购部长须安排人员配合工作，保证采购计划详细、准确。

第9条 本月计划物资应在本月内采购。 第10条 月计划的制定程序

1.采购部经理参与生产计划的制定和变动调整，制定物料需求计划。

2.采购计划专员每月1日根据各需求部门递交的年采购计划调整申请，月材料、备件、固定资产需求计划，仓储部门递交的收发存报表，公司物资需求计划和年采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前期编制月采购计划。

3.采购计划专员根据历史交易价格和供应商信息库，在月采购计划上填制价格信息和预计到货日，提交正式的月采购计划。

第11条 月计划的审批程序

1.每月2日下午，采购部经理审批采购计划专员上报的月采购计划，不同意则返回采购计划专员重新编制，同意即签署肯定意见。

2.计划总金额在预算内的，直接递送财务部，否则报主管副总审批。

3.计划总金额如超预算，主管副总每月2日下午根据实际情况审核月采购计划，同意后递送财务部审核；主管副总如不同意月采购计划，应组织个部门协调，采购专员须重新调整月采购计划。

4.每月3日，财务部经理根据年度预算判断审批同意的月采购计划是否在预算内，如在预算内，签署意见后递回采购部，否则报主管

财务副总审批。

5.主管财务副总根据资金状况和实际需求审核超预算计划，同意后转回采购部执行，否则采购部须重新调整月采购计划。

6.每月5日，采购计划专员收到财务部部长或主管财务副总审批下达的月采购计划（去除价格因素）后，将其分解下发至采购员及需求部门和仓储部等相关部门。

第12条 国际物资采购计划须在每月3日前报采购部经理、财务部、主管副总和总经理审批。

第3章 月度采购计划增补办理

第13条 需求部门增补物资需求计划须经部门部长审批同意。 第14条 采购部部长、主管副总和财务部部长审批增补采购计划。

第15条 计划专员月底统计增补计划数，并分析原因。 第16条 月计划增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资。

第17条 增补计划必须附详细说明。

第18条 人力资源部根据增补计划原因说明，参考采购计划专员的意见判断月度计划增补是否可预见，对需求上报部门进行考核。

第19条 非生产类采购计划增补申请。

1.非生产类采购计划增补由需求部门相关人员根据需要编制“增补需求计划申请表”。

2.需求部门经理根据实际需要审批本部门“增补需求计划申请

表”。

3.部门经理审批同意计划外采购申请表后，申请人员在部门经理指导下准备必要的说明和支持文件。

4.主管副总根据实际需要审批“增补需求计划申请表”及必要的说明和支持文件。

5.相关部门申请人员将主管副总审批同意的“增补需求计划申请表”以及必要的说明和支持文件提交采购部计划人员。

第20条 仓储安全预警

1.仓储部发现库存低于安全库存预警线时，应编制“安全库存预警单”并递交采购部。

2.采购计划专员接到“安全库存预警单”后，判断月需求计划是否已执行完毕。

3.采购人员根据安全库存预警单分析原因并及时进行处理。 第21条 当出现以下情况之一时，相关部门人员须补报“增补需求计划申请表”。

1. 相关部门临时订单。 2. 不可预期设备损坏。 3. 生产、经营临时需求。

4. 月需求计划已执行完毕又接到“预警单”。 5. 其他。

第22条 采购计划增补审批程序。

1.相关部门经理审批“增补需求计划申请表”，同意后签署意见

并将表单递送采购部。

2.采购计划专员接到相关部门报送的“增补需求计划申请表”后，应于一个工作日内编制月度增补采购计划。

3.采购部部长于半个工作日内审批月度增补采购计划，若不同意，则转回采购计划专员，要求其重新填写。

4.主管副总于一个工作日内审批经采购部经理同意的非生产类和五万元以上的生产类月度增补采购计划。

5.采购计划专员将采购部部长或主管副总审批同意的月度增补采购计划报财务部。

6.财务部部长根据资金状况，针对月度增补采购计划签署部门意见，并在半个工作日内将五万元以下的生产类增补计划直接反馈给采购部门。

7.非生产类和采购金额高于五万元的生产类增补计划，由主管财务副总在半个工作日内审批完毕。

8.经主管财务副总审批过的月度增补采购计划应及时反馈给采购部，采购部去除价格因素后抄送需求部门。

第4章 附则

第23条 本制度由采购部制定，解释权、修改权归采购部所有。 第24条 本制度自发布之日起开始执行。

（四）、供应商管理制度

第1章总则

第1条目的

选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。

第2条适用范围

本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。 第3条权责

1采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。 2采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。 3总经理负责合格供应商的审批工作。

第2章合格供应商的标准

第4条评价合格供应商

公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。 1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。 2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。

（1）进料的检验是否严格。

（2）生产过程的质量保证体系是否完善。 （3）出厂的检验是否符合我方要求。

（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。 （5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。

4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

5能有效处理紧急订单。

6有具体的售后服务措施，且令人满意。

7同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。 8样品通过试用且合格。

第3章供应商的评价程序

第5条供应商初步评价

1质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。

3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求

供应商提供相关证明文件。

第6条供应商的现场评审

1根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。

2对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。

3对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。 第7条《供应商质量保证协议》的签订

1采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。

2《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。

第8条提出样品需求

1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。

第9条样品的质检

1样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的

材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。

2经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。

3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。

第10条确定合格供应商的名单

1在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。

2原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。

5适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。

第4章供应商的监督与考核

第11条考核对象

供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。 第12条考核方法

公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。

第13条考核频率

对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。

第14条考核结果的处理

1考核结果在90分以上的供应商，优先采购。

2考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。

3考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。

4对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。

5考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。 第15条对合格供应商进行交期监督

采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。

第16条对合格供应商进行质量监督

1质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。

2对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。

第5章供应商政策的执行、反馈与变更

第17条供应商政策的执行与反馈

供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。

第18条供应商政策的临时性变更

1在出现下列情况时，经过公司总经济师的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。

（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。

（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。 （3）重要供应商出现经营危机。

（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。

（5）其他需作临时性调整的情况。

2临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请

表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。

3一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。

第6章建立供应商质量体系

第19条对供应商质量体系的开发

每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。

第20条供应商质量体系的评定

1重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。

2质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。

3按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。 4如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。

第7章附则

第21条本制度由采购部制定，采购部负责解释和修订。 第22条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。

（五）、采购招标管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为保证所采购物资、设备价格合理，并符合规定的质量与交期要求，保证采购招标按照公开、公平、公正、竞争择优原则进行，制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于企业进行采购公开招标与邀请招标以及评标的全过程。

第3条 权责单位

1. 采购部负责规章制定、修改、废止的起草工作。 2. 总经理负责对本规章的制定、修改、废止进行审批。 第4条 制度内容

本管理制度包括采购招标程序、采购招标管理相关文件等。

第2章 采购招标管理

第5条 编制招标报告

1. 按照采购计划审批权限向公司主管领导提交招标报告。 2. 招标报告的具体内容包括：招标内容、招标方式、分标方案，招标计划安排，投标人资质（资格）条件，评标方法，评标小组组建方案以及开标、评标工作的具体安排等。

第6条 采购招标程序 1.编制招标文件

（1）招标文件主要内容如下表所示。

招标文件主要内容

内容 招标通知 具体文件形式及要求 招标公告或招标邀请书 招标项目项目名称，规格，型号，数量和批次，运输方式，交货地介绍 招投标规定 投标人资有关资格和资信证明文件格式、内容的要求 料要求 投标要求 标底 评标与中评标的标准、方法和中标原则 标 递交投标文件的方式、地点和截止时间，招标方联系人的姓名、地文件 投标保证投标保证金的金额、交付方式 金 址、电话、E-mail 投标报价、报价编制方式、与报价单同时提供的资料 标底确定的方法 点与时间，验收方式 有关招标文件澄清、修改的规定 投标文件的编写要求、密封方式及保送份数、投标有效期 开标 开标时间安排与开标地点 （2）合同条件（通用条款和专用条款）。 （3）技术规定及规范（标准）。 （4）物资数量，采购及报价清单。 （5）安装调试和人员培训内容。 （6）其他需要说明的事项。 2.对外发布招标信息。

3.在规定日期接受投标人编制的资格预审文件及资料。 4.向资格预审合格的供应商发售招标文件。 第7条 开标

1.开标方式大多为公开开标。 2.确定开标时间、地点。 3.开标前确认投标供应商身份。 4.开标前，检查投标书的密封情况。

5.开标时，应宣布供应商名称、各投标总金额、有无折扣或投标保证金等。

6.对于没有开封或开标时没有宣读的投标书，均不予考虑。 7.开标后，不允许投标人改变其投标条件。 第8条 评标

1. 对招标文件中的有关问题进行澄清、并书面通知所有潜在投标人。

2. 采购部组织人员成立评标小组，明确、统一评标标准，并由供

应商管理主管担任评标小组的负责人，编制“评标小组备案表”。

3. 在规定的时间和地点，接受符合招标文件要求的投标文件。 4. 组织召开采购招标评标会。 5. 鉴定投标文件。 6. 分析投标文件。 7. 进行比价、议价。 8. 编制评标报告。 第9条 定标

1. 在评标小组推荐的中标供应商中，确定中标供应商。 2. 发送中标通知书，并将中标结果通知所有投标供应商。 3. 进行合同谈判，并与中标供应商签订书面合同。

第3章 附则

第10条 本制度根据《中华人民共和国招标投标法》的相关规定，由采购部、总经济师联合制定，相关内容分别由相关负责人负责解释和修订。

第11条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。

（六）、采购价格管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范采购价格管理及审核流程，确保所购物资高品质、低价格，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度所涉及的物资采购，既包括生产所需各项原料、辅料、设备以及配件的采购，也包括公司所需办公物资的采购。公司物资采购价格的分析、审核和确认，除另有规定外，均依照本制度处理。

第3条 权责

1.采购部负责本制度制定、修改和废止的起草工作。

2.采购部长和总经理负责本制度制定、修改、废止的核准工作。

第2章 价格审核规定

第4条 询价及议价

1. 采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。

2. 供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送采购需求部门确认。

3. 专业材料、用品或项目的采购，采购部应会同使用部门共同询价与议价。

4. 已核定的材料，采购部必须经常分析或收集资料，做为降低成本的依据。

5. 采购议价采用交互议价的方式。 6. 议价应注意品质、交期、服务兼顾。 第5条 价格调查

1. 本公司各有关单位和部门，均有义务协助提供价格讯息，以便有利于采购部比价参考。

2. 采购部根据调查价格信息，应对采购物资成本进行分析，目的在于确定物资成本的合理性和适当性。成本分析项目主要包括以下七项：

（1） 物资的制作方法和生产工艺； （2） 物资制作所需的特殊设备和工具； （3） 物资生产所耗费的直接或间接人工成本； （4） 物资生产所耗费的直接或间接材料成本； （5） 物资生产制造所需费用或外包费用； （6） 物资营销费用； （7） 物资管理费用及税收。

3.价格调查的相关资料，可向物资供应商索取。 第6条 价格制定

1.物资价格包括物资的到厂价、出厂价、现金价、期票价、净价、毛价、现货价以及合约价等。

2.公司所购物资价格的制定可采用成本加成法、市价法以及投资

报酬率法等方法来确定。

第7条 物资价格还可以根据所购物料的具体特性以及采购人员的经验判断灵活进行。

第8条 物资价格的计算是为了在采购过程中精确确定供应商的价格底线，协助采购谈判。

第9条 价格审核

1. 询价、议价完成后，采购人员应于“请购单”上填写询价或议价结果，必要时可附上书面说明。

2.采购合同部长对议价结果进行审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由部长亲自与供应商议价。

3.采购部部长审核后的价格，须呈总经济师审核，呈总经理确认批准。

4.总经济师、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。

采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购部部长审核，再呈总经济师与总经理核准。

第10条 已核定的采购单价，如需上涨或降低，应填制“单价审核单”重新报批，并附上书面的原因说明。

第11条 单价涨跌的审核，应参照新价格的审核流程执行。 第12条 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

第3章 价款支付规定

第13条 物资订购

1.采购人员应填制“订购单”，向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。

2.若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应在“订购单”上明确注明。

3.采购人员要控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。 第14条 供应商提供的物料，必须经过本公司仓库、质量管理部、采购部等部门人员的相关验收后方能支付货款，主要包括下列八项内容：

1. 确认订购单； 2. 确认供应商； 3. 确认送到日期； 4. 确认物料的名称与规格； 5. 清点数量； 6. 品质检验； 7. 处理短损； 8. 退还不合格品。 第15条 验收与付款

采购人员根据公司财务管理规定，在物料质量检验合格的情况下，会同财务部履行付款义务。

第16条 付款

1. 付款方式：信用证付款、直接付款和托收付款。

2. 货款支付手段：货币和汇票，公司鼓励实行汇票的货款支付方式。

3. 付款时间：预付款、即期付款和延期付款。

第4章 附则

第17条 本制度施行后，原有的相似制度或管理办法自动废止，与本制度有抵触的规定以本制度为准。

第18条 本制度由采购部负责制定，自颁布之日起施行。

（七）、采购合同管理制度

第1章总则

第1条目的

为加强采购合同管理工作，防范采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度明确了采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。

第3条职责分工

公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部部长、总经济师和总经理对采购合同进行审批。

第4条采购合同的形式

采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

第5条采购合同的内容

采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其

他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。

第2章合同签订

第6条采购签约权限的规定

1公司采购部部长有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。

2公司总经济师有权签署合同标的额在5 000～20 000元的采购合同。

3合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。

4公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。

第7条采购招标

1根据国家与公司相关规定，对于大宗物资（单价在50 000元（含50 000元）或批量50 000元（含50 000元）以上的物资）的采购，须实行公开招标。

2对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采购部、财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。

第8条供应商调查

签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在20

000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。

第9条 采购合同部长或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。

第10条采购合同审批程序

1采购合同部长提交合同初稿会审稿

采购合同文本原则上不得对公司所立项目及有效的“招标会签表”中所确定的重要内容，如标的，数量，质量，价款或报酬，中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况，须采用书面形式加以说明，再由公司按照有关规定重新审查确认。

2采购合同初稿会审稿的审查

采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：

（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；

（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；

（3）总经济师负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；

（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；

（5）公司采购部部长在审查后签字，表示认可合同文本；

（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。

第11条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。

第12条采购合同签订过程中各部门的职责划分。

1公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。

2公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。

3公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。

4公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

第13条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。

第3章采购合同履行

第14条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第15条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。

第16条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。

第17条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。

2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。 3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

4其他合同约定或法律规定的情形出现。

第18条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。

第4章合同管理纪律要求

第19条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。

1泄露或私自更改合同内容。 2丢失合同。 3损害公司利益。

4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。 第20条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。

第21条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。

第5章合同资料管理

第22条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。

第23条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。

第24条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。

第6章附则

第25条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。 第26条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。

（八）、采购结算管理制度

第1章总则

第1条目的

为加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司采购的订购与付款方式，除另有规定外，均需按照本制度办理。

第3条职责

1采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。 2财务部负责按合同付款。

3采购付款工作需严格遵循公司财务部制定的付款申请审批程序。

第2章采购合约规定

第4条订购方式

1电话通知方式：小宗交易，可用电话通知下单。 2确认方式：由公司出具订单或供应商出具售货单。 3合同方式：由公司采购部与供应商签订采购合同。 第5条采购合约可确定双方应尽义务，作为解决合约纠纷、法律诉讼的证据。

第6条本公司采购合约的种类有订购单、国内采购合同、国际采购合同。

第7条 采购部凭借请购单、订购单、采购合同、进料验收单等向财务部请款，财务部依据合同规定的给付方式。与供应商结款。

第8条公司国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况须总经理核准。

第9条国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况须总经理核准。

第3章采购付款与结算

第10条采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间，由采购部向财务部申请付款，统一支付。

第11条采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。

第12条采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。

第13条采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。

第14条结算计划由采购部结算专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制定，分清轻重缓急。结算计划须经采购部部长审核及总经济师审批。

第15条在向供应商或配送方支付货款时，采购部结算专员须对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权

一起清理结算，防止重复付款。

第16条支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。

第17条在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货时，所需货款须由采购部、财务部和总经理严格审查及批准后方可办理。

第18条确实需要直接交付支票的，应由采购结算专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。

第19条采购先款后货作业具体见公司的《采购预付管理规定》。 第20条采购结算专员支付采购货款后，应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部经理审批。

第4章应付账款管理

第21条采购部结算专员负责采购应付账款的管理工作，设立应付账款台账。

第22条采购部结算专员应定期编制客户往来对账单，发送至对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。

第23条对长期客户、重点客户以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设臵档案。

第24条采购结算专员需归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭据，并设臵备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等。

第5章附则

第25条本制度由采购部负责制定、修订和解释。 第26条本制度自公布之日起执行。

（九）、预付货款采购管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为加强预付货款的采购结算付款管理工作，减少供应商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有预付物资采购、结算、付款作业。 第3条 相关定义

预付货款是指公司按照采购合同或订单规定，预先支付给供应商的款项。

第2章 采购预付申请审批

第4条 采购预付的使用范围

1. 合同中明确约定以“先款后货”方式结算的货款。

2. 为得到额外折扣的大的订单，执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。

3. 合同中规定超额度进货需“先款后货的”。 除以上三种情况外，一律不得预付采购货款。

第5条 预付款的支付必须严格按照财务规定的借款授权权限进行审批，不得违反。

第3章 预付款采购及结算

第6条 采购部向财务部申请借款，财务部负责人对照资金计划进行审批，借出款项。借款只能用于支付货款，不得挪作他用。

第7条 采购部不得自行保存资金，应与支付款项时向财务部支取借款，即借即付。

第8条 贷款提货必须确保采购资金的安全，需待货物发出并拿到有效凭证后方可办理付款，钱货两清，避免资金遭受损失。

第9条 带款提货人不得由新进员工担当。

第10条 同城内购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起三日内（含休息日）收到货物并办理入库。

第11条 异地购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起七日内（含休息日）收到货物并办理入库。

第12条 公司严禁一次性付款，分次进货。

第13条 采购人员应对市场需求与销售做出准确的判断，力求做到按需采购，使用预付款购进的物资尽可能一次性验收入库。

第14条 预付款购进物资验收入库后，因购进物资数量或价格造成的预付款总额与到货总额的差异不得大于10000元。

第15条 采购人员在进行新的预付款申请时，必须保证前期预付账款已无余额，或有余额的必须在本次货款支付中予以协调处理，抵扣本次货款或购进其他物资。

第16条 对以预付款结算的供应商，必须严格遵守“上款不清，下款不付”的规定。

第17条 如因付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应

商欠款的，采购部具体经办人员必须尽快将货款追回，必要时应采用法律手段。

第4章 预付货款采购监督

第18条 为加强对预付款购进物资的监控与管理，采购结算主管须设采购预付台账，并定期向采购部经理和财务部提交报表。

第19条 预付台账要按供应商名称及物资类别进行编写，同一供应商有多笔预付款尾款未清时，应按货款付出的先后顺序逐笔填列支付金额、余额及其付款日期等相关内容。

第20条 采购预付台账中登记的数据需与财务部相关数据保持一致，对已到货未入库的物资不的予以扣除。

第5章 附则

第21条 本制度由采购部负责制定、修订和解释。 第22条 本制度自公布之日起执行。

（十）、采购稽核管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范采购人员行为，提高采购活动的规范性、公平性，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有采购作业。 第3条 稽核小组成员构成

稽核小组成员由公司总经济师、财务部、人力资源部相关人员组成。

第2章 稽核执行

第4条 稽核内容

采购稽核主要从采购预算稽核、请购作业稽核、比价作业稽核、订购作业稽核、验收作业稽核五个方面进行。各方面的稽核重点与稽核依据如下表所示。

采购稽核重点与稽核依据

稽核内容 采购预算制定了ABC分类标准 管理 2.采购预算是否符合销售计划、生产计划、库存生产计划 销售计划 稽核重点 依据 1.采购预算是否考虑到了存货定量及定价管制，请购单 状况等 3.采购预算是否得到全面执行，若与实际采购费用存在差异，是否已修正 1.请购内容和金额是否与预算相符，是否按照核准权限核准 请购单 请购作业 2.请购单（数量、规格等）变更是否按照相关程安全存量序进行 3.紧急采购原因分析 1.询价管理 比价作业 2.招标管理 3.采购合同管理 1.合同的规范性、合法性 2.采购合同执行情况 订购作业 3.订单发出后有无跟踪控制 4.因某种原因导致供应商没有按约定的日期将采购物资送达时，采购部是否采取了相应的措施，未影响正常生产与经营 1.采购物资达到时，采购部是否会同（采购物资）入库验收使用部门、质量管理部门及其他相关部门共同对验收作业 采购物资进行了验收 送货发票 2.相关技术部门是否派有关专业技术人员对采单 请购单 采购合同 采购订单 询价单 采购合同 谈判记录 控制表 购物资进行验收 3.采购物资不符合标准时，是否已采取相关的有效措施 4.验收人员是否依据相关单据，对采购物资的品名、质量、单价等逐一点检，并做好相应的记录 第5条 稽核方式

稽核采取定期与不定期两种方式，定期稽核为每季度一次，具体稽核工作由稽核小组组长负责安排相关事宜。

第3章 附则

第6条 本制度由人力资源部拟定，经总经理审批后执行，修改时亦同。

第7条 本制度自颁布之日起施行。