浅谈工程资料管理

浅谈工程资料的管理

[摘要]工程资料是记载工程施工活动全过程的一项重要内容，它是施工单位在工程施工过程中形成的，是实物质量的真实写照，无论工程的原材料、构配件质量，还是分项工程质量评定，资料都客观的反映了实际施工状况，因此它是核定工程质量等级的重要依据，同时，它又是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。

[关键词]工程资料；收集整理；质量问题；对策

工程资料是记载工程施工活动全过程的一项重要内容，它是施工单位在工程施工过程中形成的，是实物质量的真实写照，无论工程的原材料、构配件质量，还是分项工程质量评定，资料都客观的反映了实际施工状况，因此它是核定工程质量等级的重要依据，同时，它又是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。针对自己担任常州高架二期工程资料员过程中的一点体会浅谈一下自己的观点。

一、资料员的职责

施工单位的资料员应负责项目资料的收集、编制、保管工作，及时收集项目管理和控制资料，检查资料手续是否完整、资料编写是否规范，对不符合要求的资料及时反馈给责任人，定时整改好。施工项目的资料管理应实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。

二、施工资料的组成

施工资料是以单位工程为组成单元，按专业类别进行整理。每个工程根据其使用功能和建设规模确定了相应的施工项目，每个专业都应按照专业产生相应的施工资料。每个工程至少应由土建、水暖、电气三个分部组成。根据工程形式的不同，还会产生更多的专业分部。各单位工程验收程序分检验批、分项、分部（子分部）、单位工程四个验收层次。

三、施工资料的收集整理

施工单位的施工资料应以各施工过程中形成的重要资料为主进行收集、整理。一般可以分为几个阶段：①工程施工前的资料收集、整理；②施工过程中各分部工程资料的收集、整理；③施工竣工验收阶段的资料收集、整理。具体主要包括1、施工技术管理文件；2、原材料、成品、半成品、复试报告；3、施工试验；4、见证记录；5、施工记录；6、测量复核及报验材料；7、隐蔽工程验收记录；8、工程质量检验评定及报验材料，包含检验批、分项、分部（子分部）、单位工程的质量评定；9、功能性试验；10、工程竣工验收资料；11、竣工图等十一部分。

a、工程施工前收集、整理的资料

工程开工前，就应收集工程动工审批表、施工许可证、地质勘察报告、施工图纸、开工报告、施工组织设计等资料。其中施工组织设计是指导拟建工程施工全过程各项活动的技术、经济和组织的综合性文件。施工组织设计应该在施工之前编制完成。施工组织设计编制完成后，应该上报请企业主要技术负责人审批，并报工程监理审批后方能生效。资料员应该认真收集施工组织设计文件，同时还要收集企业负责人的审批报告及监理报审表，这两个报告是确定施工组织设计有效性的关键文件。另外在这一阶段还要注意收集原材料、半成品、成品出厂质量证明和试验报告。同时对于材料供应商的资质也要报监理审批，确定该供应商有这方面资质，以便保证材料合格。如有些项目很快使用到砂、石、水泥和混

凝土等材料，那么就要尽快收集材料出厂质量证明和试验报告，因为如混凝土配合比之类的试验报告的试验结果出来比较迟，临时报告是7天，正式报告是28天，如果报告收集不及时就会耽误工期。采用商品混凝土的要向供应单位要配合比通知单，且要进行验证，确保混凝土等级达到要求，28天之后要求提供商品合格证。

b、施工过程中各分部工程资料的收集、整理

各分部工程资料一般包括：1设计交底、设计变更洽商记录；2、技术交底；3、原材料、半成品、成品出厂质量证明和复试报告；4、施工试验报告及见证记录；5、施工记录；6、测量复核及报验；7、隐蔽工程验收记录；8、检验批、分项、分部工程验收记录等。在收集整理分部工程资料中应该注意几点。

1） 及时收集整理设计变更、洽商记录

设计变更、工程洽商是工程竣工图编制工作的重要依据，其内容的准确性和修改图号的明确性与否对竣工图绘制质量至关重要，因此强调两点要求：其一，应分专业办理；其二，应注明修改图纸的图号。若在后期施工中，出现对前期某一变更或其中某条款进行重新修改的情况，则必须在前期被修改条款上注明“作废”字样。收集时应注意设计变更通知单需有建设（监理）单位和设计专业负责人签认方可有效。

2）做好施工试验资料的收集、整理

在施工前，应根据施工组织设计做好钢筋、水泥、砂、石等原材料试验计划方案，做好同条件养护试块留置方案及钢筋首焊试验。在原材料送检中批量必须符合要求，混凝土批量及留置组数应符合规范和标准要求。当水泥出厂超过三个月，施工单位必须进行复试，

并提供试验报告。进口材料和设备应有商检证明和中文版的质量证明文件、性能检测报告以及中文版的安装、使用、维修和试验要求等技术文件。

3）做好施工记录和隐蔽工程检查记录

施工记录是对现场施工情况的真实反应，要如实填写。隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查，并通过表格的方式将工程隐检项目的隐检内容、质量情况、检查意见、复查意见等记录下来，作为以后各项建筑工程的合理使用、维护、改造、扩建等所需的重要技术资料。凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序的施工，隐检合格后方可进行下道工序施工。

4）认真做好分部工程质量验收记录

分部工程的质量验收是在分项工程质量验收基础上进行的。除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外，还要检查该分部工程中所涉及到的质量控制资料、安全和功能检验（检测）报告，对分部工程进行观感质量验收。分部工程验收单位由施工单位、勘察单位、设计单位、监理单位、建设单位五方共同组成，并有质检部门进行监督。

5）做好技术交底和施工日志的记录

技术交底是一项技术性很强的工作，对保证工程质量至关重要，因此，不但要把设计意图和建设单位的合理要求在工程建设中具体体现，还要贯彻上级技术指导的意图和要求。技术交底必须满足设计和施工规范、标准、规程、工艺标准和质量验评标准的规定，所有技术交底资料都要列入工程技术档案。技术交底必须以书面形式进行，经过检查和审核，有签发人和被交底人的签字。

施工日志是项目施工的真实写照，是验收施工质量的原始记录，也是竣工总结和工程施工质量原因分析的依据。填写施工日志要注意：①因工程施工时间周期长，要逐日记载，不得后补，若工程施工期间有间断，应在日志中加以说明，可在停工最后一天或复工第一天进行描述；②施工记录不应是流水账，要有时间、天气情况、施工部位、机械作业及人员情况；③施工日志只记录与工程有关的内容，与生产无关的内容不要记录，施工日志应完整，除生产情况记录和技术质量安全工作记录完整外，若施工中出现问题，也要反映在记录中。

c、施工竣工资料的收集、整理

一项工程完成后，在收集整理好各个分部工程资料后，就要进入竣工资料整理。（1）施工单位出具《工程竣工报告》，向监理机构和建设单位报告工程已完成，要求进入竣工验收程序，并提供全套施工技术资料交监理机构核查。监理机构核查技术资料和工程实体，认为技术资料基本齐全、整理有序，工程实体已按设计、按合同要求完成后，交由建设单位在《工程竣工报告》上签章，签章后，工程进入竣工验收阶段（2）收集监理、设计、勘察三方分别出具的竣工验收报告资料。（3）收集单位（子单位）工程质量竣工验收记录：汇总表，工程质量主要控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，观感检查记录，实测实量记录等。（4）编制竣工图。其方法是在原图上编制和重新绘制竣工图。凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损、图字清晰，并在显示标题栏的页面空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图，竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。然后由现场监理工程师及总监理工程师签字方可归档。

四、施工资料归档与移交

（1）工程资料的归档文件必须是准确系统，并能够反映工程建设活动全过程的文件材

料，归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

（2）工程资料的移交：工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套移交城建档案馆。且城建档案馆的资料必须是原件，以便今后查阅。工程项目需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和 GB 50328—2001《建设工程文件归档整理规范》附录A 的要求单独立卷归档。

总之，工程施工资料除必须做到及时性、真实性、准确性、完整性以外，还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求：①资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁；②分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序。

尽管基本建设项目档案资料管理规定对建设工程竣工资料编制内容和竣工图纸资料编制都有明确的规定和要求，但由于种种原因，在工程竣工资料的质量及管理中仍存在以下问题：

1、施工技术管理文件原件不齐全。个别设计、监理、建设单位下发的施工管理重要文件是复印件或者是缺少签字盖章等，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。

2、施工资料表格格式不统一、不规范。在开工前没有统一规定的内容和格式，而且对于资料的编制填写都没有注明，不便于检查、装订、组卷。

3、施工原始资料书写不规范。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉子，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。

4、竣工资料移交不及时。不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。

产生这些问题的主要原因有以下几点：

1、档案意识薄弱。由于对档案法、档案知识和有关竣工资料编制的质量标准规范宣传力度不够，造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人的档案意识薄弱，存在重建设、轻档案的现象。

2、档案管理制度不健全。虽然各参建单位建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一的规定，编号不系统甚至混乱，规格不统一，给整编工作造成困难；对资料的保管与移交没有制定专门制度，人员变动时资料交接手续不严密，造成资料的遗失，给归档工作造成很大的损失。

3、责任落实不到位。一是建设单位与施工单位签订的合同中对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；二是施工单位缺乏完善的管理网络，相关人员档案管理知识匮乏，业务素质低；三是缺乏有效的监督考核机制。

4、人员素质不高。一是施工单位技术力量薄弱，管理水平差，造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范或质量不高；二是监理单位人员有专业技术但施工管理水平较差，档案管理知识不足，导致对现场签证资料把关不严；三是现场缺乏既懂档案又懂技术的人员，从事档案管理的人员只懂档案不懂技术，而工程技术人员又只懂技术而不懂档案，两者不能很好的结合起来，从而影响了工程资料质量。

5、过程控制不到位。资料编制与施工进度不相符，反映了资料员在资料编制过程中“闭门造车”现象。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。

提高工程资料质量的措施与对策：

1、加大宣传，提高意识。在工程建设初期，工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作，要求工程管理、监理、施工单位人员学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使他们在工程开工之初就了解档案业务，具备较强的档案意识，为提高竣工档案资料质量打下基础。

2、加强培训，提高能力。在工程建设过程中，工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中按高标准整理好基础资料；二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训，培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干，促进归档工作的规范开展。

3、健全制度，落实责任。工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则，规范工程资料的管理。

4、过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅

制度。对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案工作人员要始终参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程，对不符合标准的文件要拒收，从源头保证编制资料的质量。

建设工程资料管理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用。

参考文献

[1] 陈光， 资料员岗位实务知识[M].北京：中国建筑工业出版社，2007.

[2]GB 50300—2001，建筑工程施工质量验收统一标准[S].

[3]陈淑义，徐素英，建设工程竣工资料质量问题与对策，山东冶金