公司信息管理办法

信息管理办法 J.J/QO0504 1 总则

1。1为规范行政信息的管理工作,确保信息畅通，保证信息传递及时、准确,现结合公司实际情况，制定本办法.

1。2本办法所指的行政信息主要是内部信息，其主要包括书面信息和电子信息,两者具有同等效力.

2 行政信息管理网络及职责

2.1经理办公室为公司行政信息的综合管理部门，其他各部室分别按各自职责管理相关信息。

2.2经理办公室的职责:

a)负责公司行政信息工作的总体推进和协调； b)负责信息的汇总、分类并予以发布;

c）将需要处理的信息进行传递，并将最终处理意见及时反馈至各部室、船舶. 2。3其他部室的职责:

a）积极配合信息的运转工作，并根据需要提供相关材料； b)根据最终的处理意见,负责信息的落实工作，并将工作情况反馈至经理办公室。

3 信息的分类

3。1根据本公司的实际情况，行政信息主要分为综合管理信息、设备状态信息、施工质量、进度情况信息、船舶动态信息等四种： a)综合管理信息：即带全局性、综合性的有关于公司现状及发展方向等信息。

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b)设备状态信息：指设备管理、使用、维护、修理,新技术、新工艺、新材料的应用,设备技术趋势分析信息;

c)施工质量、进度情况信息:指各项目部施工进展情况、船舶施工效率、质量、安全等信息；

d）船舶动态信息:即船舶的调度、补给以及船员的工作状态、突发性事件等信息。

4 信息的标准

4。1行政信息根据其流转的需要必须符合以下标准；

a）客观真实性。反映的事实应当真实、可靠,有根有据。所列的事项应力求准确无误。重大事件上报前应当核实。

b）动态性。要求能够反映公司质量管理体系运行状况和有关行政工作运作过程，便于及时掌握各种工作的动向。

c)时效性.信息管理过程要求及时，这关系到信息的利用价值. d)机密性。对于所得信息应根据其所涉及的内容分送至不同岗位的人员，在处理信息时应当慎重，以免造成不必要的后果。 5 信息管理过程

5.1信息的收集

5.1。1信息收集是整个信息管理的第一环节.要求做到细致、广泛、真实、有价值。

5。1。2对于局域网电子(计算机）信息的收集，各部室相关专（兼）职人员每天应经常进入系统察看是否有本部室的电子信息。 5。2信息的运转

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信息的运转根据信息内容分为两种情况：交流情况的信息和需要处理的信息.

5。2。1对于交流经验的信息由各相关部室进行收集后，交至经理办公室。由经理办公室进行分类、汇总，并发布。

5。2.2对于需要处理的信息由各相关部室进行收集、分类、整理，本部室能够处理的现行通过本部门内部消化处理;如果不能处理,需上报的信息送至公司经理办公室,由经理办公室进行信息分类、汇总后,报公司领导，并将公司领导的意见反馈至各相关 部门，最后各部门将公司领导的意见执行情况报经理办公室进行发布。 5.3信息的处理

信息处理是信息管理的关键环节，具有承上启下的作用。要求对收集到的原始信息进行筛选、分类、分析,使之系统化、条例化。 5.4信息的传递

5.4。1信息的传递是将有用的信息按不同的对象的各种需要，采用不同的形式及时传递到使用者手里，以达到充分利用的目的。信息传递一般有电话传递、公文书传递、传真传递以及网络。 5.4.2公司对外报送行政信息必须经经理办公室按《国家行政机关公文处理办法》要求的格式统一报送.

5.5信息的储存

信息的储存就是将传递后的信息储存起来,便于随时查阅、检索和提供使用。对信息实行科学的分类、管理。

5。5。1对于书面信息,应登记日期、文号、出处、存档部门等。 B/0 页码:3/4

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5。5。2对于计算机信息，应备份在专门的软盘，注明日期、出处、主要内容等。打印件不得存档。

6 附加说明

a) 本办法由经理办公室编制并负责解释；

b) 本办法由 审核,日期 2007年 3月 26日； c) 本办法由 批准;日期 2007年4月 3 日。

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