浅谈办公室信息协同的工作推进机制

ＱＩＹＥＧＵＡＮＬ　企业管理　作推进机制是达成企业　应遵循的科学程序。全面质量管　战略目标和工作落实的　理活动的全部过程，就是质量计　—Ｔ　——■Ｌ▲　重要保障。信息协同是　划的制订和组织实现的过程。这　工作推进机制顺畅运转的重要基　个过程就是按照ＰＤＣＡ循环，不　础，督查督办是信息协同工作推　停顿地周而复始地运转过程。　进机制持续优化的重要手段之一。　借鉴全面质量管理中闭环管　现代企业特别是国有特大型企业，　理的理念，具有重要意义。在工　经营范围广、管理链条长、工作　作推进过程中。使各项工作有计　环节多。如果管理信息缺乏协同　划、有措施、有检查、有考核、　调度，容易造成部门与部门、人　有反馈，一方面，可使工作真正　浅谈办公室信息协同的　工作推进机制　曹文成　员与人员之间的沟通不畅。加强　落到实处，另一方面，可使工作　基于信息协同的工作推进机制研　推进机制不断得到优化。　究，以督查督办为手段，以信息　２．执行力管理。　协同为基础，不断优化工作推进　执行力。指的是贯彻战略意　机制，构建灵活、高效的协同工　图，完成预定目标的操作能力，　作平台，是提高工作效率，加强　是把企业战略、规划转化成为效　内部执行力的必然选择，是加强　益、成果的关键，是构成企业竞　集团化运作、集约化发展、精益　争力的重要一环。执行力包含完　化管理、标准化建设的客观要求。　成任务的意愿，完成任务的能力，　完成任务的程度。　一、理论依据　在激烈竞争的市场中，企业　的执行力如何。将直接决定企业　１。ＰＤＣＡ戴明循环闭环管理。　成败。再好的管理模式、管理制　ＰＤＣＡ循环的概念最早是由　度，得不到正确、有效、彻底的　美国质量管理专家戴明于２Ｏ世纪　落实和执行．也不会转化为生产　５０年代初提出的，所以又称为　力。　“戴明环”，它是全面质量管理所　遵循执行力管理的理念，构　ＱｌＹＥＧＵＡＮ　Ｌｌ　建基于信息协同的工作推进机制，　就要使工作流程中各个节点的行　动协同，做到责任明确、内容清　晰，并逐一辅之严格的工作标准　和责任追究制度，让执行成为职　工的一种自觉行为、良好习惯，　把执行力真正培养成为企业的一　种文化。　３．企业信息化理论　企业信息化管理是企业运用　信息技术和手段，实现企业管理　现代化的过程。它将现代信息技　术与先进的管理理念相融合，通　过转变企业生产方式、经营方式、　传统管理方式和组织方式，优化　业务流程，重新整合企业内外部　资源．达到提高企业效率和效益、　增强企业竞争力的目的。　遵循信息化管理的理念，在　构建信息协同工作推进机制的过　程中，利用信息技术，提高信息　协同的效率和能力，理顺组织内　部的信息流，加强工作过程管理　的计划性和控制力，从而提高组　织内部管理的透明化、协同化、　过程化、规范化、合理化、高效　化，达到全面实现工作目标任务　的目的　二、基于信息协同的工　作推进机制设计蓝图　１．设计构想。　积极推进办公管理方式转变，　坚持以工作推进的标准化为基础，　以工作推进的全过程信息化为手　段，以工作推进的闭环管理为目　标，加强执行力建设，全力推进　常态工作与督查督办工作，逐步　使督查督办工作纳入常态化工作　体系，使工作力度更大、管控能　力更强、落实效果更好。　２．基于信息协同的工作推进机　２０１０－０山东经济麟瞄啊奔６３　ＱｌＹＥＧＵＡＮ　Ｌ１　制分析。　纳入督查督办推进的每项工　作，自任务提出到流程完毕，可　分为拟办、承办、制定承办计划、　督办事项办结、形成督办报告、　考核、归档等阶段。　工作拟办。进行督办工作来　源分析，根据需督办工作性质的　不同，可分为以下两类：一类是　企业总经理办公会等重要会议议　定事项：另一类是企业改革发展　中的重大问题和重要工作。　工作承办。各承办单位接到　办公室下发的督查通知后，及时　组织办理，认真编制承办计划，　明确承办人、承办时间，并在规　定时间内办结。　督办事项办结。对于所有列　入督查督办事项的工作，各责任　部门需根据不同时间限制．定期　上报工作进展情况；办公室对各　项工作进展情况进行汇总，编制　《督办工作进度一览表》，呈送企　业主要负责人，以便领导随时掌　握各项重点工作进展情况。领导　审阅、批示后。对于重要的、需　落实的批示，办公室应及时将领　导批示意见反馈有关部门，并按　照领导批示意见继续抓好该事项　的落实、督办。　形成督办报告。督办事项结　束后，承办单位及时将办理结果　形成督办报告，上报分管领导；　经分管领导批阅同意届报办公室，　办公室汇总后报企业主要领导审　阅。督办报告要做到过程实事求　是、结论准确完整，要明确说明　此类事项下一次是否需要督办，　如需督办则下一次纳入督办流程，　否则纳入公司日常工作进行流转。　工作考核。督查督办结果应　与各部门的工作成绩考核、单位　部门的工作考核紧密联系，确保　６４山布量浓艟奠啊奔２０１０－６　企业管理　充分调动各部门工作积极性，提　高全局执行力，推动企业工作的　全面快速发展。　工作归档。凡列入督查的事　项，督查督办人员应根据档案管　理规定，定期做好数据备份工作，　年底移交档案室，确保信息资料　的完整和安全。　＿、建沈基下信息协同　的一作推进机制的建ｉ义　１．流程部门、岗位相关职能设　置建议　要按照“统一管理、归口负　责”的原则，建立健全以办公室　牵头负责、各部门单位办理落实　的工作推进体系。　进一步明确办公室是工作推　进的管理部门。建议设立工作推　进岗位（督查督办岗位兼任），配　备专门人员，具体负责工作推进　的全过程管理，负责建立健全工　作推进相关的工作标准、管理标　准，负责制定工作推进相关的考　核体系、考核指标，使基于信息　协同的工作推进机制真正具备操　作性。　建立工作推进专责制度．组　成工作推进网络。企业下属各单　位主要负责人是工作推进事项的　第一责任人，对本单位承办事项　办理情况负责，应定期过问、调　度具体工作推进情况，并负责承　办工作的具体汇报。企业应指定　专人担任工作推进专责人，定期　填报需推进的工作进展情况。工　作推进网络应根据机构、人员变　动情况，每年度进行修订完善，　以确保工作推进效果。　２．完善协同办公平台功能。　协同办公平台是未来企业工　作推进的主要方式，建议将企业　ＱＩＹＥＧＵＡＮ　Ｌｌ　工作推进的流程与协同办公平台　紧密结合，设计流程模块，并实　现各模块与ＯＡ系统接口的无缝　对接．使协同平台更加贴近工作、　更加贴近应用、更加贴近实际操　作，促进企业领导与各单位之间、　部门与员工之间的高效、有序、　实时的沟通交流，使工作推进真　正成为联结上下各个层面的“信　息枢纽”。　３．创新工作推进方式。确保推　进效果。　网络推进。对企业重点工作、　决策事项和专项事项，分解给下　属各相关单位承办落实。通过协　同办公系统下发明确任务，在推　进过程中以网络形式督促办理。　会议推进。对落实重大决策　的工作开展情况。不定期召开会　议，听取有关部门负责人汇报，　研究推进措施。　调研推进。对决策确立后在　实施过程中遇到的问题、矛盾，　及时深入基层了解真实情况。掌　握第一手材料，提出解决问题和　矛盾的方法，提出深入抓落实的　措施。对重点部署工作，不定期　实地督查推进：对一些久拖未决、　影响大、领导关注的焦点、热点　问题，组织联合现场督查推进。　催报推进。对文件和会议明　确规定了报告落实情况时限的，　按照要求的内容和时限催报；对　没有明确时限要求的。根据内容　提出报送要求并及时催报；经常　对催报情况进行分析，做好综合　汇总，并及时上报。　专项推进。对上级领导批示、　交办的事项进行专项推进，坚持　“批必查、查必清、清必办、办必　果”的原则，认真落实并将督查　结果及时上报、反馈。目　（作者单位：山东德州供电公司）