新时期科学开展城建档案业务管理工作的几点思考

新时期科学开展城建档案业务管理工作的几点思考

■胡克红

武汉市城市建设档案馆

摘要：新时期对城建档案业务指导工作提出了新的更高的

要求，针对过去传统的管理模式，本文对新时期如何科学 开展城建档案业务管理工作进行了深入研究，并枳极探索 做好城建挡案业务管理工作的有效方法。

关键词：新时期；城建档案；业务管理

城建档案业务指导工作是城建档案工作的重要组 成部分，做好城建档案业务指导工作，对推动城建档 案依法工作的开展和保证城建档案的真实完整具有十 分重要的意义。

一、

新时期城建档案业务指导工作分析

(一）优势分析

1. 城建档案法治建设日趋完善

城建档案业务指导的依据是国家法规、业务规范 和技术标准。一直以来，城建档案法治建设伴随着经 济的发展和社会的进步扎实推进，国家相继颁布了《中 华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》《城 市地下管线工程档案管理办法》等法律法规，各省市 也制定了有关城建档案工作的地方法规和部门规章。 各项法律法规的出台为依法治档和城建档案业务指导 创造了有法可依、有法必依的法治环境，为城建档案 业务指导工作的顺利开展提供了切实保障。

2. 城建档案管理人员扎实敬业

城建档案工作是一项政治性和服务性很强的工 作，城建档案管理人员牢固树立优质服务的宗旨，以 高度的政治责任感，投身于城建档案工作，为城市规 划建设发展贡献着自己的力量。

3. 城建档案管理部门知名度稳步提升

“有为才有位”。近年来，城建档案部门以服务 基层、方便用户为导向，积极宣讲政策，主动深入施

工现场对建设工程档案规范管理进行业务指导，不断 扩大城建档案工程影响力，为城建档案业务指导创造 了良好的工作氛围。

(二）面临的挑战和机遇1. 大数据时代来临对传统城建档案业务指导模式

带来新挑战

当今世界，以信息化为基础的科技创新正深刻影 响着各行各业的发展，城建档案也正从纸质档案时代 迈入互联网时代。特别是大数据时代的到来，给城建 档案业务指导工作带来很大的挑战，传统的业务指导 方法已不适合现代社会的发展需求，因此必须采取措 施，从开放、协作、共享的角度思考业务指导的服务 模式，积极迎接共建共享时代的到来。

2.

城市地下空间开发加快对城建档案业务指导工

作带来新机遇

在城乡建设与管理过程中，地下空间开发利用进 入快速增长阶段，全国城市地下管线普查、地下综合 管廊建设也已全面铺开，这给城建档案业务指导工作 带来了新的机遇。城建档案管理部门应抓住机遇，以 过硬的作风、过细的工作抓好各类城市地下空间城建 档案业务指导，充分发挥城建档案业务指导的引导、 示范和规范作用。

二.业务指导是城建档案业务管理的重要手段

(一）专人指导

专人指导，即由城建档案管理机构派专人定点到 一个单位或工作现场，或专门指导某项具体业务工作。 这种指导方式有更大的灵活性，具有积极主动和可及 时发现并解决问题等特点。由于市政重点工程建设项 目规模大、建设周期长、涉及面广、施工队伍多，武 汉市城建档案馆专门成立了分管市政的业务三科，选

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Archives Management 档案管理

派档案业务人员深入地铁工程指挥部随时开展地铁工 程档案指导工作，主动与管线办、各重点工程指挥部 取得联系，并经常深入施工现场检查、指导重点工程 档案具体工作，做好跟踪服务，定期向重点工程档案 形成单位提供专业培训、技术咨询以及相关服务性工 作，以确保重点工程档案的完整性、准确性和系统性， 保证了重点工程档案能够顺利进馆。

(二） 会议指导

会议指导，是指城建档案机构采取集中时间、集 中地点、集中相关人员的形式，通过召开专门的专题 会议集中进行统一的业务指导。这种集中指导具有省 时、省力、在较大范围内见效快等特点，便于进一步 发现和解决具有倾向性、普遍性的问题。武汉市城建 档案馆针对一些大型市政基础设施工程（包括轨道交 通、综合管廊等）和住宅小区工程，因其监理、施工 单位较多，工程资料的形成情况比较复杂，都要进行 一次以上的集中会议指导。针对不同情况提出不同要 求，对由多方形成的资料，要求按照“各负其责”的 原则，做好工程文件材料的形成、积累工作。

(三） 远程指导

远程指导，即通过电话、网络等远程系统对城建 档案管理人员进行业务指导。这种个别指导主要是针 对某个工程个别专业、个别人员在工作中存在或提出 的问题而进行的指导。这种指导范围小、针对性强， 问题的解决比较及时、透彻，可以由表及里、深入解 决被指导者的问题。比如通过公布办公电话的指导方 式，建设单位、施工单位和监理单位在收集整理档案 资料遇到难点、疑点时，随时可以通过电话进行业务 咨询，业务指导人员可按照国家规范等相关要求给予 指导解疑。

(四） 文件指导

文件指导，即通过制定有关城建档案业务工作的 文件指导业务工作的开展。武汉市城建档案馆就曾组 织专人收集整理历年国家和地方各部门制定发布的城 建档案工作重要法规文件，印制《城建档案工作法规 文件汇编》。该书作为全市建设工程档案形成单位做 好档案工作的必备工具书，为各单位档案管理人员学 习和研究城建档案工作提供重要参考，在具体的指导

中发挥了应有的作用。另外，为加强工程档案管理， 武汉市城建档案馆还专门编印了《工程档案验收服务 指南》，规范工程档案的验收和报送程序。

三. 移交与接收档案是城建档案业务管理的重要内容

移交与接收档案是城建档案业务管理的重要内 容，它有利于明确责任和义务，保证移交（接收）档 案的质量。《建设工程文件归档规范》中明确要求：“当 建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提 交移交目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可 移交。”根据规范中建筑工程文件归档范围和市政工 程文件归档范围所列城建档案馆接收范围，武汉市城 建档案馆按照归档范围内容专门设计了移交目录表格 样表，把每项工程各单位应提交的归档文件移交目录 以电子版形式发送给建设单位，建设单位只需组织各 单位按照“各负其责”的原则，填写好移交目录。其 中，T.程准备阶段文件移交目录由建设单位填写，监 理文件移交目录由监理单位填写，施工文件移交目录、 竣工图和竣工验收文件移交目录由施工单位填写。

四、 新时期做好城建档案业务指导工作的措施

(一） 与时俱进，创新优质服务模式

业务指导人员要在服务理念上从被动服务转化为 主动服务，在服务方式上从阶段性服务转化为全过程 指导性服务，在服务的质量上要从单向服务转化为双 向的需求服务。可采取电话咨询、上门指导、“绿色 通道”、微信、QQ群等方式，实现为工程服务的无 缝对接，用优质服务来满足城市规划建设发展的需求。

(二） 加强联系，随时掌握工程信息

业务指导人员应积极与建设主管部门保持密切联 系，注重收集有关城市建设的工作简报信息，经常观 看新闻，浏览报刊、杂志和行业网站，及时了解本区 域民生大事和城市基建项目建设情况，随时掌握建设 工程和重点工程项目信息动态，为业务指导快速切入 奠定坚实基础。

(三） 分工协作，实行工程划片管理

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根据城市建设特点和建设工程项目范围广、地点 分散的情况，对工程建设区域进行分类和划片指导， 把竣工档案进馆质量和进馆率作为衡量业务指导工作 的成效和标准，实行定岗、定责、定人制度，定期集 中召开业务推进例会，保证各片区业务指导工作有序 开展，切实做到工程建设到哪里，城建档案工作就延 伸到哪里。

(四） 提前介入，全程进行跟踪服务

城建档案的业务指导应贯穿于整个建设工程的全 过程。从工程立项报建到工程竣工，要明确告知建设 工程单位城建档案工作的各项流程，使建设单位能够 全面了解城建档案的收集、整理、编制、移交要求。 在开工前、施工过程中、档案专项验收、竣工验收备 案前主动与建设单位联系，做到超前服务，跟踪指导， 及时发现和帮助建设方解决工程资料在形成、积累中 存在的问题，督促建设单位按时报送合格、规范的城 建档案。

(五） 拓宽范围，加大档案征收力度

根据城建档案业务指导的类型和内容，进一步加 大对重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管 线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理、业 务技术档案的收集力度。开展电子城建档案接收工作， 推行城建档案业务的网上报备和审批，实现城建档案 业务管理的新突破。

(六） 加强培训，提高业务指导“含金量”

档案管理 Archives Management

业务指导人员是开展城建档案业务指导工作的主 体，要重视业务指导人员的岗位培训和继续教育，加 大岗位练兵力度，不断提高城建档案业务人员的专业 技术和实际业务水平，在业务指导的“精”和“准” 上下功夫，切实把业务指导工作做精、做细，实现最 佳业务指导效果。

(七）依法治档，体现档案执法“权威性”城建档案业务指导工作应以城建档案行政执法检 查作保障，可与相关行政管理部门进行联合执法监督， 比如与重点工程管理部门联合监督检查重点工程档案， 与拆迁管理部门联合监督检查拆迁档案等。通过开展 城建档案日常和专项执法检查，以第一时间反馈、书 面形式通报、限期整改落实的方式，使城建档案法律 法规赋予的职责真正落实到业务指导和执法实践中， 推动城建档案业务指导工作向法制化、规范化方向发 展。

城建档案管理工作在城市建设与发展中占据了重 要的地位，为城市发展、规划、管理提供了重要的决 策依据。新时期城建档案业务指导人员要积极、主动 地适应城建档案工作，在新的伟大征程中为城市规划 建设发展作出新的更大的贡献。

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