企业档案信息化管理存在的问题及对策

China Management Informationization

Feb.,2015Vol.18,No.4

企业档案信息化管理存在的问题及对策

张　敏

（铜陵有色金属集团铜冠矿山建设股份有限公司，安徽　铜陵　244000）

［摘　要］由于档案在企业的发展过程中发挥着极为重要的作用，所以档案管理是企业的基础性工作之一。在信息时代背景下，企业的档案信息化管理建设已是势在必行。本文在概述我国企业档案信息化管理的基础上，总结了档案信息化管理现状和存在问题，进而提出相应的对策，对于我国企业信息化管理工作有一定的参考价值。［关键词］企业档案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0144

［中图分类号］G271　　［文献标识码］A　　［文章编号］1673-0194(2015)04-0200-01

1 企业档案信息化管理及其意义

档案作为一种有效的信息资源，其凭证价值对于人们的日常生活重要性不言而喻。企业档案作为企业的重要组成部分，是企业日常活动的资料库，可以真实记录企业的生产、科研、经营等活动，是企业发展的无形资产，并且可以防止企业商业秘密的泄露以及有效提高企业工作效率，在企业的各项管理工作中都发挥着不可忽视的作用。

2 我国企业档案信息化管理中存在的问题2.1 网络安全性较差

如今随着信息技术的不断普及，网络通常处于不设置防护状态，开放性导致网络的安全性降低，很容易出现漏洞，网络具备的风险较大。同时，网络分布的广域性和信息资源的共享性等都增加了系统信息资源受到窃取和篡改的可能性。 2.2 档案信息利用效率较低

由于目前企业档案管理人员的观念和思想未适应当前社会发展需要，不能处理好档案信息的开放性与机密性之间关系，导致相关的服务质量难以保障，加上配套设施的不完善和查阅环境差，最终导致档案信息的利用效率不高，对档案信息系统的开发和管理都带来了限制。

2.3 企业档案信息化建设缺乏整体规划

若把企业信息化建设视为一个系统，档案信息化建设则是包含在此系统内的一个子系统。 系统与子系统之间的关系是相互依存与发展。但很多企业在发展档案信息化这个子系统时，忽略了其余系统之间的关系，这种独立性将会使档案信息化系统没有集成于企业信息化系统中，自身的拓展受到限制，同时由于缺少与其他子系统之间的接口和交互，会导致档案信息子系统不能在企业信息化系统中实现全面流转，不利于企业的整体信息化建设。2.4 缺乏相关高水平档案管理人才

当今，我国企业档案信息化管理人才队伍与实际要求还有一定差距。主要表现在：一是参与企业档案信息化管理的人员绝大多数是计算机专业人才而非档案管理相关专业的人才，工作创新能力不足；二是缺乏企业必要的对于人才培养的资金和设备等资源；三是企业档案信息化管理队伍年龄严重老化，很多都是由即将退休的人员参与相关工作；四是相关人才供需矛盾突出，高素质的专业人才流失严重，管理队伍的整体素质普遍不高。3 企业档案信息化管理对策分析

3.1 建立企业档案信息化安全保障体系

目前，随着信息化技术的不断发展和普及，企业档案的安全性受到了一定冲击，这对于企业的档案信息安全保障非常不利。因

［收稿日期］2015-01-12

此，企业应结合自身特点，建立档案信息化安全保障体系，从根本上

保障档案信息系统安全；第二，企业档案信息网络要安装防火墙和杀毒软件，避免系统遭到入侵；第三，采取级别控制手段，设置不同级别用户的档案信息访问权限。此外，企业要加强管理人员的档案信息安全意识和相关规章制度的教育培训，确保企业档案信息化安全保障有力，加快企业档案信息化管理的步伐。3.2 提高企业档案信息化管理效率

企业应当通过各种方式转变企业档案管理人员的观念，提高档案信息管理水平，提高高质量的档案信息服务。例如，企业应积极开展企业档案的利用活动，不断完善企业档案资源的数据库，提供档案信息化管理水平，为自身提供高质量的档案信息。同时，企业档案管理部门要积极引进其他企业的档案信息管理成果，在档案编排过程中采用国家统一标准，使得档案的信息化管理与企业管理相适应，便于企业的开发利用。

3.3 提高企业领导对档案信息化管理工作的重视度

档案管理是企业管理的重要组成部分，档案信息技术是实现档案管理精细化和高效化的重要途径。因此，企业领导人应当从自身做起，明确档案管理和信息化技术在企业发展过程中的重要性，加大相关人力、物力和财力的投入，将档案信息化管理工作列入重要议事日程或企业工作计划中去，及时了解有关档案管理的最新技术和知识，不断完善档案信息管理系统的建设工作，形成长效机制，培养管理员工的档案意识和信息意识，使企业从上至下形成良好的档案信息化建设氛围。

3.4 增强相关管理人员队伍素质

企业要加强相关管理人员的技术水平和管理水平，加大相关培训和教育工作力度，帮助档案管理人员掌握档案信息管理系统的原理和方法，提升管理队伍人员的技术水平和专业素质。同时，企业可以引进相关具有档案管理经验和信息技术的高水平人员作为企业档案信息化建设的负责人，在人员编制上适当年轻化，增强企业人员的创新意识，适当提高档案管理人员的待遇，从各方面辅助管理队伍整体素质的提升。

主要参考文献

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