文件编码管理制度.doc

【目的】

建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。 【适用范围】

本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。 【责任人】

所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。 【内容】

一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。

二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。 三、文件编码原则

3.1 系统性。文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。 3.2 准确性。文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。

3.3 相对稳定性。文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。

3.4 可追踪性。根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。 3.5 相关一致性。文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。

四、文件编码分类：

审 批 人： 颁 布 人： 审核日期： 批准日期： 生效日期： 起草日期： 4.1总概框

概框 文件 记录REC 管理性文件SMP 技术性文件TS 标准操作性文件SOP

4.2管理类文件分类

管理类文件 SMP 文件 管理 WJ 人员 管理 RY 质量 管理 ZL 生产 管理 SC 设备 管理 SB 物料与产品 管理 WC 厂房 管理 CF

4.3技术性文件分类

技术性文件 TS 验证 标准 YZ 风险 评估 FX 质量 标准 ZL 工艺 规程 GY 设备 验证 SB

清洁 验证 QJ 工艺 验证 GY 原料 标准 YL 辅料 标准 FL 包装 材料 标准 BZ 中间 产品 标准ZJP 成品 标准 CP 4.4标准操作性文件

标准操作性文件SOP 清洁类 QJ 岗位职责GW 生产类 SC 检验规程JY 质量类 ZL 设备类 SB 包装材料BZ

通则 TZ 原料 YL 辅料 中间产品FL ZJP 成品 CP 4.5记录类文件分类

记录REC 人员RY 设备SB 清洁QJ 生产SC 物料WL 质量ZL 库房KF 附件FJ 财务CW 原料YL 辅料FL 中间产品ZJP 成品CP

五、文件编码办法 5.1文件编码方式：

如:□□□—★★—●●—●●—●● 部门—类别—小结—编号—版号 XY—SMP—ZL—00001—01

或 □□□—★★—●●—●●—●●—●● 部门—类别—小结—小结a—编号—版号 SC—S0P—JY—TZ—00001—01

5.2文件编码含义：

①使用相应字母代表相应的文件类别； ②a使用相应字母代表该小结的进一步分类； ③使用数字表示文件的流水编号；

④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。

注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。

5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次，如01表示第一版。

六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。

七、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。

变更记载

原文件编码 变更原因、依据 作废日期