001文件控制程序

版本号/修改状态：B/0 文件编号：LW-CX-01-2009

文 件 控 制 程 序

编 制： 审 核： 批 准：

2009年07月01日发布 2009年9月01日实施

黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司

文件控制程序

1目的

通过对管理体系运行有关文件的控制，确保各相关部门都能使用现行有效的文件。 2 范围

适用于公司管理体系文件（包括相关的外来文件）的控制。 3 职责

3.1企管部负责质量/环境/食品安全管理体系文件的归口管理，控制文件发放、收缴、借阅、销毁，并建立公司《受控文件清单》；办公室负责行政管理文件的归口管理，控制文件的发放、收缴、借阅、销毁；所有文件的原始版本由办公室负责统一存档。 3.2企管部负责编制、修订《质量手册》；

3.3相关部门负责编制其相应的程序文件和作业指导书，并对文件进行识别和保管。 4 工作程序

4.1文件控制流程图(省略) 4.2文件分类

4.2.1公司管理体系文件分为受控文件和非受控文件两大类。

a）受控文件：管理体系覆盖部门使用的与体系有关的文件以及与体系有关提供给第二方、第三方审核的文件均为受控文件。

b）非受控文件：不在管理体系覆盖部门现场使用，用于交流、参考或一次性发给顾客的文件为非受控文件，这些文件不受管理体系文件更改或换版的控制。 4.2.2公司文件分为三个层次管理。

第一层文件为《质量手册》（含质量方针、质量目标）； 第二层为《程序文件》；

第三层为《作业指导书》（包括：管理制度、工作制度、产品标准、涉及的法律法 规、行业规范、相关记录表格等）。 第三层文件主要分为两类：

a) 支持性文件包括：相关管理制度、操作规程、作业指导书等。

b) 策划性文件包括：前提方案（PRP(s)）、操作性前提方案（OPRP(s)）、HACCP计划（CCP）、、 记录是一种特殊文件，对质量管理记录的管理，执行《记录控制程序》。 4.3文件的编写、批准和发布

4.3.1所有文件发布前，应得到相关人员批准，以确保文件是充分适宜的。 4.3.2质量手册由企管部部负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.3.3程序文件由各相关部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.4作业指导书由各相关部门负责编制，部门负责人审核，主管领导批准。 4.4文件的编号

凡本黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司 管理体系所涉及的文件，编号规则如下： 示例：

LW — SC 0 1— 2005 (A)

版本修改号（注3） 版号（注2）

文件排序号（用01、02…注4） 文件分类代号（注1）

黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司 代号（用汉语拼音字头） 注1： 文件分类号，分别用汉语拼音表示： 第一层文件：SC—“体系”手册（SC表示手册）

第二层文件：CX—程序文件（CX表示程序） 第三层文件：ZL—质量计划（ZL表示质量）

GL—管理类文件（规定、办法等）（GL—表示管理）作业指导书、技术文件、规程等。

与产品有关的专用技术文件（含样图、配方），如有要求，应按行业的或专用的管理文件（如技术文件管理规定）执行。

JL—记录（JL表示记录），如JL4.2—01表示标准中4.2节（文件要求）的第1 个 记录。

注2：2005年表示为2005版文件，经换版的文件，使用当年年代号表示（见注

1） 但记录不使用版本号，只控制唯一的编号。

注3：A表示该文件当年进行了第一次换版，第一版的文件的A不加，凡当年换版的该文件可依次用B.C…表示。

注4：集合型文件，文件排序号用如下方法表示。如： LW—SC 01/4.2—

其中01表示总文件排序号。 4.2表示该文件中第4.2章节，即分文件号。

4.5文件的分发

4.5.1公司质量食品安全管理体系文件由企管部根据规定的分发范围编制分发号，加盖红色“受控”章后，发放至各相关部门/个人。

4.5.2企管部部、办公室建立《文件发放/回收记录》，由领用人签字。 4.6文件的控制

4.6.1企管部、办公室应建立公司的《受控文件清单》（包括涉及的法律法规、产品标准、技术规范等）。

4.6.2未经管理者代表批准，任何部门/人均不得随意翻印、复制受控的质量食品安全管理体系文件。因特殊情况，体系文件分发范围以外的部门和个人因工作需要须取得受控体系文件时，应提出书面申请报告，经体系文件原批准人同意后，由企管部部按照4.4规定发放。

4.6.3体系文件持有人不得自行对文件进行删改和损毁，要保持文件的完整、清洁，谨防丢失，未经总经理或管理者代表批准受控体系文件不得对外提供。

4.6.4体系文件如有丢失或损毁，文件持有人应及时向文件发放部门登记备案，详细注明文件丢失/损毁原因、时间等事项。因破损而重新领用的体系文件，原分发号不变，收回相应的旧文件；因丢失而补发的文件重新编制分发号，并在《文件发放/回收记录》表中加以注明。

4.6.5体系文件持有人应负责向本部门员工做好文件的宣传贯彻工作，并严格组织实施，对使用过程中发现的问题，要及时向企管部部和文件编制单位反馈信息。 4.7文件的更改和换版

4.7.1文件由原审批人审批更改或换版。

4.7.2体系文件在执行过程中，如需修改，由相关部门将修改意见或建议反馈给企管部，企管部汇总后报管理者代表核准，以《文件更改通知单》的形式发放到有关部门/人，由相关部门/人负责实施修改。 4.7.3更改方式

a）在原文件上划改：更改内容较少时，根据《文件更改通知单》要求，在更改内容上划“==”，并在适当空白处写上更改内容。

b）换页、换版更改：当文件更改内容多处或超过文本1/3时，进行换页更改或换版更改，同时收回作废文件。 4.8文件的作废和销毁

文件换页、换版后企管部应在《文件发放/回收记录》的相应栏内注明收回情况，并将作废页、旧版文件统一收回，并在作废页、旧版文件上加盖“作废”章，防止作废文件的非预期使用。 4.9文件的评审

4.9.1如出现下列情况之一时，各部门对所管理文件的充分性、适应性适时进行评审，必要时进行修改：

a）组织机构职责发生变动；

b）内、外体系评审和管理评审对体系提出了必要改进要求； c）作为文件制订依据的外来文件变化时； d）采用新管理模式时； e）其它必须更改文件的原因。

4.9.2企管部每年组织相关部门/人评审现有管理体系文件，根据评审结果确定对文件是否修改或改版。

4.10外来文件的控制 4.10.1外来文件控制流程图

4.10.2所有与管理体系运行有关的法律法规、行业标准等外来文件，由各相关部门负责识别、收集（最新文件版本），报企管部评审、备案，并建立《外来文件清单》。 4.10.3企管部按照文件发放要求发放外来文件。 5.记录

5.1《受控文件清单》 LW-JL-001—03 5.2《文件发放/接收记录》 LW-JL-001—01 5.3《文件回收/销毁留用记录》 LW-JL-001—05 5.4《文件更改通知单 》 LW-JL-001—02 5.5《文件借阅记录》 LW-JL-001—04 5.6《外来文件清单》 LW-JL-001—06